Administració electrònica

L'Arxiu Municipal de Barcelona participa en els projectes d'administració electrònica de l'Ajuntament de Barcelona que impliquen gestió de documents.

La participació de l'AMB es va iniciar amb la creació del model de gestió de documents electrònics i amb la posterior implantació i millora del model.

 

El model organitzatiu

Tant la creació com la implantació del model s'han desenvolupat en un marc organitzatiu de col·laboració amb diferents organismes municipals, com ara Serveis Jurídics, els òrgans gestors d'expedients electrònics i diferents direccions executives amb implicacions en l'Administració electrònica.

Pel que fa a la gestió documental electrònica, destaca la relació entre la Direcció del Sistema Municipal d'Arxius i l'Institut Municipal d'Informàtica.

 

El model de gestió de documents electrònics

La creació del model

Les bases d’aquest model es troben a l'Ordenança reguladora d'administració electrònica (ORAE) de 2006, que reconeix els principis de l'Administració electrònica municipal, la necessitat de la gestió documental d'abast corporatiu i l'ús dels instruments principals del sistema AIDA.

Aquest model, que es va adaptant a les necessitats de la implantació, als canvis normatius produïts fins a la Llei 39/2015, de procediment administratiu comú, i als avenços científics, està integrat per uns elements fonamentals:

  • Elements tecnològics

La plataforma de gestió i repositori documental actual va ser escollida l'any 2016 en un procés de selecció liderat per l'Arxiu Municipal. Aquesta plataforma proporciona el maquinari i el programari necessaris per desenvolupar una gestió documental amb garanties.

De la resta d’elements tecnològics que s’integren a la plataforma de gestió documental i fan possible la implantació del model de gestió de documents electrònics destaca el Catàleg de documents. Aquesta eina, a partir de l’anàlisi documental prèvia a la implantació de qualsevol expedient electrònic, facilita l’aplicació de polítiques de gestió documental i permet la creació d’expedients electrònics íntegres i fiables.

  • Elements funcionals
  1. El Quadre de classificació uniforme de l'Ajuntament de Barcelona
  2. L’esquema de metadades de l’Ajuntament de Barcelona
  3. El Calendari de conservació i accés
  4. El Catàleg de documents

 

El desplegament del model

La intervenció de l'AMB en la fase de desplegament de projectes d’expedient electrònic es basa en l’estudi de cada procediment administratiu que es vol integrar, per:

  • Dur a terme una anàlisi documental del procediment administratiu.
  • Situar el procediment dins el Quadre de classificació.
  • Definir metadades concretes de cada procediment, no recollides al vocabulari.
  • Donar solucions a problemes concrets d'integració en el model i en les normatives de gestió documental: expedients híbrids, unitats documentals simples, bases de dades, etcètera.