Administració electrònica

L'Arxiu Municipal de Barcelona participa de forma activa en els projectes d'Administració electrònica de l'Ajuntament de Barcelona que impliquen gestió de documents. La participació de l'Arxiu es va iniciar amb la creació del model de gestió de documents electrònics i amb la posterior implantació i millora del model.

EL MODEL ORGANITZATIU

Tant la creació com la implantació del model s'han desenvolupat en un marc organitzatiu de col·laboració amb diferents organismes municipals com ara Serveis Jurídics, els òrgans gestors d'expedients electrònics i diferents direccions executives amb implicacions en l'Administració electrònica. Tanmateix, pel que fa a la gestió documental electrònica, destaca la relació entre la Direcció del Sistema Municipal d'Arxius i l'Institut Municipal d'Informàtica. Aquesta relació es detalla a l'esquema de la imatge adjunta.

EL MODEL DE GESTIÓ DE DOCUMENTS ELECTRÒNICS

1. La creació del model

Les bases del model de gestió de documents electrònics de l'Ajuntament de Barcelona es troben a l'Ordenança Reguladora d'Administració Electrònica (ORAE) de 2006, que reconeix els principis de l'Administració electrònica municipal, la necessitat de la gestió documental d'abast corporatiu i l'ús dels principals instruments del Sistema AIDA.

Aquest model, que es va adaptant a les necessitats de la implantació, als canvis normatius i als canvis científics, està integrat per uns elements fonamentals:

1.1. Elements tecnològics

La plataforma de gestió i repositori documental, que va ser escollida l'any 2007 en un procés de selecció en què va participar l'Arxiu Municipal. Aquesta plataforma proveeix del maquinari i programari necessari per desenvolupar una gestió documental amb garanties.

El mòdul Records Management de la plataforma documental, que permet aplicar polítiques d'eliminació, disposició i preservació.

1.2. Elements funcionals

El Quadre de Classificació Uniforme de l'Ajuntament de Barcelona

El vocabulari de metadades

El Calendari de Conservació i Accés

El model del catàleg de documents

2. La implementació del model:

La intervenció de l'Arxiu Municipal en la fase d'implementació es basa en l'estudi de cada procediment administratiu que es vol integrar per tal de:

Realitzar una anàlisi documental del procediment administratiu.

Ubicar el procediment dintre del Quadre de Classificació.

Definir metadades concretes de cada procediment que no estan recollides al vocabulari.

Donar solucions a problemes concrets d'integració en el model i en les normatives de gestió documental (expedients híbrids, unitats documentals simples, bases de dades etc.).

3. Els projectes

L'any 2009 es van començar a produir els primers expedients seguint el model d'expedient electrònic creat. Els projectes més rellevants que s'han implantat en base a aquest model són:

Expedients d'inspecció

Expedients d'ocupació de la Via Pública

Expedients d'obres majors i menors

Expedients d'habitatge

Tauler d'Edictes (tauler d'anuncis)

Llibre de decrets

Estudis i enquestes d'opinió