Comissió Municipal d’Avaluació i Accés a la Documentació

La Comissió Municipal d'Avaluació i Accés a la Documentació (CMAAD) és l'òrgan col·legiat de caràcter tècnic responsable de determinar els valors dels documents, i analitzar-ne els continguts, a l'efecte de proposar-ne els terminis de conservació i el règim d'accés.

Es crea l'any 1990 amb el nom de Comissió de Tria i Eliminació i comença a desenvolupar la seva activitat a partir de l'any següent.

Amb l'aprovació del Reglament del Sistema Municipal d'Arxius (2010) es modifica el seu nom, la seva composició i assumeix noves competències en matèria d'accés.

Principals funcions de la CMAAD:

Determinar, elaborar i mantenir el Calendari de conservació de documents, el Registre d'eliminacions i la resta d'eines de la CMAAD.

Elaborar les normatives, instruccions i manuals necessaris, als quals hauran d'estar subjectes les oficines municipals, en allò que faci referència a procediments sobre accés, eliminació i conservació de documents.

Assessorar i informar els òrgans i serveis municipals en matèria d'avaluació, eliminació i accés a la documentació.

Informar sobre les reclamacions, queixes o suggeriments en matèria d'accés als documents i col·laborar amb el síndic de greuges de l'Ajuntament en resposta a aquestes matèries.

Composició de la CMAAD:

La CMAAD està presidida pel gerent de l'àmbit des del qual s'exerceixen les competències en matèria de gestió documental i arxius. L'arxiver/a en cap és el vicepresident/a de la CMAAD i en presidirà les sessions en absència del president/a.

Són vocals de la CMAAD:

a. El secretari/ària general de l'Ajuntament de Barcelona, o persona en qui delegui.

b. El director/a dels serveis jurídics, o persona en qui delegui.

c. El director/a dels serveis informàtics i de tecnologies de la informació, o persona en qui delegui.

d. El director/a de l'Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona.

e. El director/a de l'Arxiu Municipal Contemporani de Barcelona.

f. El/la cap del Servei de Coordinació de Centres de la Direcció del Sistema Municipal d'Arxius.

g. El/la cap del Servei de Gestió Documental de la Direcció del Sistema Municipal d'Arxius, que exercirà també les funcions de la secretaria de la CMAAD.

h. Un/a historiador/a especialista en documentació municipal contemporània, designat/ada per l'alcalde/essa.

i. Un/a professor/a de l'àmbit universitari especialista en història contemporània, designat/ada per l'alcalde/essa.

Podran assistir a les sessions de la CMAAD persones representants de la unitat productora de la documentació a avaluar, així com especialistes en els temes que figurin a l'ordre del dia, amb veu però sense vot.

Principals eines de la CMAAD:

El Calendari de conservació i accés, que està elaborat a partir de la Norma de Conservació i que recull, de manera essencial, els dictàmens referents als terminis de conservació, transferència i règim d'accés de cada sèrie documental.

La Norma de conservació, que identifica les sèries documentals dintre del Quadre de classificació uniforme de documents, estableix els terminis de conservació, de transferència i el règim d'accés als documents a partir dels dictàmens de la CMAAD, i recull les principals característiques de cada sèrie documental.

El Registre d'eliminacions de documents, que s'elabora en base als requisits exigits pel Decret 13/2008, de 22 de gener sobre accés, avaluació i tria de documents.

El Manual d'avaluació, que defineix els procediments d'avaluació i explica les eines de la CMAAD.

Formularis: proposta d'avaluació documental, sol·licitud d'eliminació de documents, informe de mostreig documental, i l'acta d'eliminació de documents.