Primera sessió de 2017 de la Comissió Municipal d’Avaluació i Accés a la Documentació de l'Ajuntament de Barcelona

Avaluació i Accés. La primera sessió de la CMAAD ha tractat 2 expedients d’avaluació, un expedient sobre el règim d’accés de les sèries documentals del Calendari de Conservació i Accés i 2 expedients d’eliminació de documents per canvi de suport.

El 13 de juliol de 2017 s’ha celebrat la sessió, que ha estat presidida per la nova gerent de Recursos, Sra. Pilar Miràs, en substitució del Sr. Joan Llinares.

S’ha presentat en primer lloc la sèrie documental Expedients d’alumnes de les Escoles Bressol Municipals. Aquesta sèrie es presenta com a resultat d’una feina d’assessorament amb el Departament d’Educació Infantil de l’IMEB, relacionada amb l’organització de la documentació de les Escoles Bressol Municipals.  Es tracta dels expedients personals dels infants dins de les escoles bressol, en el període 0-3 anys. El dictamen  és d’eliminació en el termini d’un any, des del tancament de l’expedient, quan l’infant surt del centre.

En segon lloc s’ha presentat l’informe per a la modificació del dictamen de la sèrie documental Expedients de sol·licitud de certificació i d’informació.  S’aprova la proposta i es redueix el termini de conservació de 5 a 2 anys, d’acord amb la TAD 37 Sol·licituds d’informació de caràcter general. La funció d’aquests expedients és la de donar resposta a les sol·licituds d’informació, presentades per ciutadans, empreses o altres administracions, relatives a dades de què disposa l’Administració municipal o a actuacions de l’Administració. Les respostes tenen efectes per a tercers, però no per a l’administració municipal.

En tercer lloc es presenta una proposta per adoptar el règim d’accés establert per la CNAATD en les Taules d’Avaluació i Accés a la Documentació i  incorporar-lo al Calendari d’Avaluació i Accés de l’Ajuntament de Barcelona, en les sèries documentals que són coincidents. D’aquesta manera es pretén avançar en la vinculació de cada sèrie documental amb el règim d’accés que li pertoca, tal com disposa la Llei de Transparència. S’aprova la proposta i s’incorporen un total de 42 disposicions d’accés.

En quart lloc, es presenta una proposta per autoritzar l’eliminació dels fulls de consentiment de dades personals, en suport paper, del fitxer “Serveis d’informació i Atenció al Ciutadà de l’Ajuntament de Barcelona” digitalitzats d’acord amb el protocol de digitalització segura. En la sessió de 29/06/2016, la Comissió va aprovar el projecte de digitalització segura dels fulls de consentiment d’aquest fitxer automatitzat. La DSMA ha verificat el compliment dels requisits exigits en el projecte de digitalització i s’han incorporat les imatges digitals a l’Arxiu electrònic. Feta la comprovació del procés i de les imatges, sense cap incidència, la CMAAD ha autoritzat l’eliminació dels documents originals en suport paper dels anys 2014, 2015 i 2016.

En cinquè lloc, es presenta la proposta per a l’autorització d’eliminació dels Fulls de modificació del Padró municipal d’habitants en suport paper, digitalitzats de forma simple.  Aquesta sol·licitud ja es va presentar en la sessió de la CMAAD de 29/06/2016. En aquella ocasió la Comissió va demanar que els òrgans implicats aportessin més elements per garantir l’autenticitat dels documents del Padró digitalitzats de forma simple. En aquesta sessió s’han aportat nous informes dels òrgans implicats, que expliquen el procés seguit  per garantir la qualitat de les digitalitzacions i una certificació del Secretari general que certifica la concordança de les còpies digitalitzades, del període 1996-2012, amb els originals en suport paper.  En conseqüència, s’autoritza la destrucció del suport paper.

Per últim es comuniquen les dades d’eliminació de documentació. Cal destacar el gran nombre d’expedients d’eliminació presentats, 138 amb un total de  641,87 m. eliminats.