Segona sessió del 2017 de la Comissió Municipal d'Avaluació i Accés a la Documentació

Segona sessió del 2017 de la Comissió Municipal d'Avaluació i Accés a la Documentació

CMAAD. Durant la segona sessió de 2017 de la CMAAD s'han aprovat propostes d'avaluació de la Gerència d'Ecologia Urbana, de la Gerència de Drets Socials i de la Gerència de Recursos Humans.

La CMAAD, en la seva segona sessió de 2017, ha aprovat sis propostes d'avaluació, a més de l'eliminació de 1.570 m de documentació.

El dimarts 5 de desembre ha tingut lloc la segona sessió de l’any 2017 de la Comissió Municipal d’Avaluació i Accés a la Documentació, en la qual s’han presentat sis propostes d’avaluació, tres de les quals són noves propostes i les altres tres corresponen a informes d’adopció de Taules d’Avaluació i Accés Documental. Així mateix, també s’ha comunicat l’eliminació de 1.570 m de documentació.

Des de la Gerència d’Ecologia Urbana s’ha presentat l’expedient d’aprovació de projectes d’obra pública. La funció d’aquests expedients és la d’elaborar i validar el projecte executiu d’acord amb els criteris d’ús i seguretat de l’espai públic i tramitar l’aprovació del projecte d’obra. Aquest expedient aplega la documentació de les tres primeres fases del projecte d’obra pública: la de redacció del projecte bàsic, la de redacció de l’informe tècnic i el projecte executiu, i l’aprovació del projecte, incloent-hi la fase d’al·legacions. Resta fora d’aquesta valoració la quarta fase, que és la d’execució de l’obra (contractació, seguiment i recepció final, englobats en el projecte AS-BUILT). S’ha proposat la seva conservació parcial: conservar el projecte executiu, l’informe tècnic del projecte, les al·legacions, l’informe-proposta d’aprovació definitiva i resolució. Pel que fa a la resta de documents, se n’ha proposat l’eliminació en un termini de 15 anys. Els membres de la Comissió han acordat fer un estudi més exhaustiu dels valors d’aquesta documentació i han proposat adjuntar-hi un informe del Departament responsable de la gestió.

En segon lloc s’han presentat dues sèries documentals de la Gerència de Drets Socials: una sobre els Serveis d’atenció i acolliment residencial d’estada limitada, de la Direcció de Serveis d’Inserció Social, i una altra sobre les Urgències socials, del Centre d’Urgències i Emergències Socials de Barcelona (CUESB). En aquest respecte, s’ha aprovat l’eliminació de les dues sèries en el termini de quinze anys, per poder atendre eventuals exercicis de drets personals per part dels usuaris i també en atenció al possible valor de prova per a eventuals reclamacions per responsabilitat civil en cas d’infraccions administratives.

En tercer lloc, de la Gerència de Recursos Humans s’han presentat informes per adoptar les resolucions de la CNAATD de les sèries documentals següents: Altes i baixes de la Seguretat Social, Liquidacions TC1 i TC2, i Llibre de matrícula del personal. Per a les tres sèries s’ha aprovat el dictamen de conservació permanent.

Finalment el vicepresident de la Comissió ha informat de la documentació que els centres d’arxiu han presentat per eliminar, en aplicació del calendari i de les normes aprovades per la CMAAD. En el segon semestre s’han presentat  25 expedients d’eliminació (163 expedients en tot l’any) amb un total de 1.570,06 metres de documentació eliminada. El vicepresident ha destacat el gran nombre de propostes d’eliminació presentades al llarg de l’any que cal atribuir a la implantació del sistema AIDA a les gerències, bàsicament a la Gerència de Seguretat i Prevenció i a la Gerència d’Ecologia Urbana. Per altra banda, cal esmentar especialment els metres de documentació eliminada només en aquest segon semestre (1.570 m), un quilòmetre i mig, com a conseqüència de l’eliminació per canvi de suport per haver endegat projectes de digitalització segura: concretament es tracta de l’eliminació dels documents en suport paper dels fulls de consentiment de tractament de dades de la Direcció d’Atenció al Ciutadà, i sobretot l’eliminació de la documentació de modificació del padró, que han estat digitalitzats seguint els protocols de digitalització de l’Ajuntament de Barcelona.