Comisión Municipal de Valoración y Acceso a la Documentación

La Comisión Municipal de Valoración i Acceso a la Documentación (CMAAD) es el órgano colegiado de carácter técnico responsable de determinar los valores de los documentos, y analizar sus contenidos, al efecto de proponer los periodos de conservación y el régimen de acceso.

Se crea el año 1990 con el nombre de Comisión de Selección i Eliminación y comienza a desarrollar su actividad a partir del año siguiente.

Con la aprobación del Reglamento del Sistema Municipal de Archivos (2010) se le modifica el nombre, su composición i asume nuevas competencias en materia de acceso.

Principales funciones de la CMAAD:

Determinar, elaborar y mantener el Calendario de conservación de documentos, el Registro de eliminaciones y el resto de herramientas de la CMAAD.

Elaborar las normativas, instrucciones y manuales necesarios, a los que tendrán que estar sujetos las oficinas municipales, en aquello que haga referencia a procedimientos sobre acceso, eliminación i conservación de documentos.

Asesorar e informar a los órganos y servicios municipales en materia de valoración, eliminación y acceso a la documentación.

Informar sobre las reclamaciones, quejas o sugerencias en materia de acceso a los documentos y colaborar con el defensor del pueblo del Ayuntamiento en respuesta a estas materias.

Composición de la CMAAD:

La CMAAD está presidida por el gerente del ámbito desde el que se ejercen las competencias en materia de gestión documental y archivos. El archivero/a en jefe es el vicepresidente/a de la CMAAD y presidirá las sesiones en ausencia del presidente/a.

Son vocales de la CMAAD:

a. El secretario/a general del Ayuntamiento de Barcelona, o persona en que delegue.

b. El director/a de los servicios jurídicos, o persona en que delegue.

c. El director/a de los servicios informáticos y de tecnologías de la información, o persona en que delegue.

d. El director/a del Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona.

e. El director/a del Archivo Municipal Contemporáneo de Barcelona.

f. El/la jefe/a del Servicio de Coordinación de Centros de la Dirección del Sistema Municipal de Archivos.

g. El/la jefe/a del Servicio de Gestión Documental de la Dirección del Sistema Municipal de Archivos, que ejercerá también las funciones de la secretaría de la CMAAD.

h. Un/a historiador/a especialista en documentación municipal contemporánea, designado/a per el/la alcalde/esa.

i. Un/a profesor/a del ámbito universitario especialista en historia contemporánea, designado/a por el/la alcalde/esa.

Podrán asistir a les sesiones de la CMAAD personas representantes de la unidad productora de la documentación a avaluar, así como especialistas en los temas que figuran en el orden del día, con voz pero sin voto.

Principales herramientas de la CMAAD:

El Calendario de conservación y acceso, que está elaborado a partir de la Norma de Conservación i que recoge, de manera esencial, los dictámenes referentes a los periodos de conservación, transferencia i régimen de acceso de cada serie documental.

La Norma de conservación, que identifica les series documentales dentro del Cuadro de clasificación uniforme de documentos, establece los periodos de conservación, de transferencia y el régimen de acceso a los documentos a partir de los dictámenes de la CMAAD, y recoge las principales características de cada serie documental.

El Registro de eliminaciones de documentos, que se elabora en base a los requisitos exigidos per el Decreto 13/2008, de 22 de enero sobre acceso, valoración y selección de documentos.

El Manual de valoración, que define los procedimientos de valoración y explica les herramientas de la CMAAD.

Formularios: propuesta de valoración documental, solicitud de eliminación de documentos, informe de muestreo documental, y el acta de eliminación de documentos.