¿Cómo tramitar?
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Las comunicaciones dirigidas al buzón, para poder ser tomadas en consideración y admitidas, tienen que cumplir los requisitos siguientes:
- Estar dentro del ámbito de aplicación de las Normas Reguladoras del Buzón que incluye el establecido en la ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
- Describir de la manera más detallada posible las circunstancias que faciliten la identificación de la conducta.
- Proporcionar toda la documentación e información disponible sobre la situación que se comunica, o indicios objetivos para obtener las pruebas, sin que se puedan emprender actuaciones fundamentadas solo en opiniones.
- Tener una certeza razonable de la información que se traslada, que ha de tenerer especial transcendencia para la integridad del sector público municipal.
- En cualquier caso, no se admitirán las comunicaciones que carezcan de fundamneto o notoriamente falsas.
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Se aconseja lo siguiente:
- Tener en cuenta que los documentos contienen rastros del dispositivo donde se han generado. Se recomienda generar los documentos que acompañen la comunicación en dispositivos no vinculados a ninguna persona o bien borrar los metadatos de los documentos. Infórmese de las pautas y herramientas disponibles para borrar los metadatos.
- El formato óptimo para subir los archivos al Buzón Ético y de Buen Gobierno es el PDF. También se admiten las extensiones .txt,.rtf, .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .ods, .gif, .tiff, .jpg, .jpeg i .zip.
- En todo caso, para garantizar plenamente el anonimato de la comunicación en el entorno digital, léanse las instrucciones de la herramienta de anonimización.
- No todas las versiones de exploradores funcionan correctamente para acceder a la aplicación del buzón . Las versiones de navegador mínimas soportadas son Mozilla Firefox 34, Google Chrome 37, Safari 7.1 (IOS 8), Microsoft Internet Explorer 11, Edge 12 i Tor Browser.
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Una vez presentada la comunicación mediante el buzón, las personas obtienen en la aplicación un acuse de recibo del envío que incorpora un código alfanumérico que sólo ellas conocerán y que será la única vía para poder acceder de nuevo a su comunicación (ya sea para consultar el estado de su tramitación, ya sea para aportar más información…).
El código es el único modo de acceder a este canal, y es responsabilidad del comunicador conservarlo.
Este canal seguro de comunicación electrónica, que garantiza la confidencialidad de las comunicaciones y ofrece la posibilidad de preservar el anonimato, permite mantener la colaboración con el órgano gestor del buzón en la comprobación de los hechos y conocer el estado de tramitación de la comunicación aún en los casos en que la persona comunicante sea anónima.
Hay que mantener el diálogo mediante este canal de comunicación para facilitar las tareas de investigación y de comprobación de los hechos.
La falta de respuesta a los requerimientos de información formulados a través del buzón puede dar lugar al archivo de las actuaciones.
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Las actuaciones de investigación se realizarán en el plazo más breve posible y, como norma general en un periodo que no sobrepase los seis meses.
La comprobación de los hechos se hará mediante diligencias de investigación y, si procede, se formulará un informe final, llamado Recomendación, en el que se incluirá el resultado de la misma, el correspondiente análisis jurídico y las recomendaciones con medidas de mejora en la gestión pública, o se propondrá al órgano competente iniciar expedientes administrativos para restaurar la legalidad alterada, la adopción de medidas sancionadoras o disciplinarias o la comunicación a la fiscalía de las conductas que puedan resultar constitutivas de ilícito penal.
Durante todo el proceso se incluyen mecanismos para garantizar tanto la integridad de las personas que aportan información como la de aquellas a las que ésta hace referencia.
Para conocer con más detalle la normativa que regula este canal de comunicación y la tramitación de las informaciones o comunicaciones, pueden consultarse las Normas Reguladoras del Buzón Ético y de Buen Gobierno y la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El Buzón Ético y de Buen Gobierno, como canal interno de información, es el cauce preferente, sobre los canales externos, para informar. No obstante, también se podrá informar a través de la Oficina Antifraude de Cataluña (como autoridad independiente de protección del informante en Cataluña): a) cuando éstas acciones y omisiones sobre las que se informe también estén dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (art 2) y b) la persona informante considere que hay riesgo de desprotección ante posibles represalias. También se podrán comunicar a la Fiscalía Europea cuando resulten afectados los intereses financieros de la Unión Europea.
