Servicio de Documentación y Acceso al Conocimiento (SEDAC)

La introducción de las TIC en el Ayuntamiento de Barcelona a partir de la década de los años noventa, como estrategia de mejora de servicio público, comportó la publicación de los documentos municipales en formato digital, primero de forma más tímida y, a partir de los años 2000, de forma generalizada.

La Biblioteca General del Ayuntamiento (actualmente, SEDAC), como encargada de la difusión y preservación de la documentación digital de difusión pública, fue recogiendo esta documentación de forma sistemática a medida que se iba publicando. Inicialmente, estos documentos se organizaban por colecciones, se guardaban en un depósito digital, denominado DIGIBAB, y se enlazaban y catalogaban con MARC21 en el Catálogo de las bibliotecas de Barcelona (CBAB) y en el Catálogo colectivo de las universidades de Cataluña (CCUC). El DIGIBAB era muy limitado y, con el transcurso de los años, fue quedando tecnológica y funcionalmente obsoleto.

En el 2014, el Ayuntamiento de Barcelona decidió hacer el cambio hacia un nuevo repositorio institucional. Esta acción se enmarcaba en el movimiento global de acceso abierto, que tenía el objetivo de dar garantías de acceso abierto, de interoperabilidad y de descubrimiento de la documentación municipal en las redes digitales, cosa que permitiría la reutilización de los contenidos por parte de terceros. Con este cambio, el Ayuntamiento tenía la intención de favorecer el conocimiento que los ciudadanos tienen de las actividades municipales que están recogidas en los documentos públicos de la institución. Además, quería promover el intercambio de ideas en el marco de las mejores prácticas para el acceso al conocimiento y, también, para contribuir en el cumplimiento de los requisitos legales marcados por la Ley estatal 19/2013, de 9 de diciembre, y la Ley catalana 19/2014, de 29 de diciembre, ambas de transparencia y buen gobierno, así como la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, y la Ley 18/2015, de 9 de julio, sobre reutilización de la información del sector público. En aquel momento, el depósito DIGIBAB tenía unos 10.000 documentos digitales accesibles a través de los catálogos CBAB y CCUC, que se migraron al nuevo repositorio. 

El 23 de marzo de 2015, el alcalde aprobó por decreto de Alcaldía la circular que establecía la creación y puesta en marcha del nuevo repositorio institucional BCNROC y regulaba una política de acceso abierto para la documentación de difusión pública elaborada por los departamentos municipales. Se adoptaron las licencias Creative Commons más abiertas posibles en función de los contenidos de los documentos, con el objetivo de garantizar el acceso libre y gratuito a la ciudadanía con las mínimas restricciones legales y económicas posibles y promover la reutilización de contenidos.

BCNROC y las directrices para el acceso abierto a las publicaciones municipales entraron en funcionamiento el 1 de octubre de 2015. El órgano encargado de la gestión de este repositorio institucional y el impulso de la política fue el Servicio de Documentación y Acceso al Conocimiento.

Los departamentos responsables de la elaboración de los documentos de difusión pública deben autopublicarlos en BCNROC para que sean inmediatamente accesibles desde el mismo repositorio y, también, desde los diferentes canales municipales en internet.

Los objetivos generales son los siguientes:

• Hacer visible al mundo, compartir, socializar y reutilizar el conocimiento municipal que se encuentra recogido en los documentos municipales publicados, sin ningún tipo de restricción legal, económica o tecnológica. 
• Ofrecer el acceso por defecto al conocimiento municipal, de forma inmediata y en línea, sin que la ciudadanía o las máquinas deban pedir, previamente, permiso para hacerlo. Es un complemento que se conoce como el derecho de acceso.

Objetivos específicos de BCNROC:

• Favorecer el descubrimiento y visibilidad de los documentos del Ayuntamiento de Barcelona y de sus metadatos en las redes digitales desde múltiples repositorios. 
• Garantizar el almacenaje, la gestión y la accesibilidad, presente y futura, a estos documentos, de forma fácil, gratuita, libre, completa, permanente, reutilizable y continuamente actualizada. 
• Potenciar el acceso abierto facilitando la autopublicación de la producción municipal por parte de los destinatarios de la circular.
• Fomentar el intercambio, la innovación y la reutilización de los documentos del Ayuntamiento de Barcelona.
• Cualquier persona usuaria con acceso a internet puede acceder a documentos municipales publicados con la garantía de poder leerlos, descargárselos, guardarlos, imprimirlos, usarlos y reutilizarlos, distribuirlos e, incluso, hacer obras derivadas de estos, siempre teniendo en cuenta las condiciones de uso.
• Destacar las colecciones patrimoniales digitalizadas del Ayuntamiento de Barcelona y darlas a conocer al mundo, en general, y a la ciudadanía de Barcelona, en particular.
• Dotar a todos los documentos digitales que forman parte del repositorio abierto de un URI (uniform resource identifier), un identificador uniforme de recursos electrónicos que identificará inequívocamente, de una manera estable, persistente y flexible, el documento municipal en las redes digitales. 

Beneficios para la sociedad:

• Facilita un derecho democrático básico que es el acceso por defecto a la información pública, sin límites legales ni económicos. Es decir, el Ayuntamiento consiente de forma voluntaria y por anticipado que la ciudadanía pueda acceder a su información como un derecho humano fundamental.
• Disminuye la brecha digital porque se elimina la necesidad de pagar para acceder a los contenidos. La idea central es dar acceso igualitario a los recursos públicos, los cuales ya han sido pagados gracias a los presupuestos e impuestos públicos. Se favorece la igualdad de oportunidades de acceso a la información municipal, y se contribuye a poner en igualdad de condiciones a los menos favorecidos, dándoles las mismas oportunidades de equidad económica y de desarrollo social. Igualdad de oportunidades para acceder al conocimiento.
• Empodera y mejora la vida de las personas. La información municipal afecta a la vida de las personas, por lo que es una fuente de riqueza para quien accede a ella y hay que compartirla. El acceso al conocimiento municipal contribuye a romper el ciclo de la pobreza y puede ser la base del desarrollo humano sostenible que puede transformar a las sociedades y ayudar a impulsar el desarrollo de la sociedad del conocimiento. El Ayuntamiento demuestra que es consciente de la dimensión social de la información municipal.
• Proporciona más formación de opinión y participación en los asuntos locales. Acceder a la información local nos capacita para tomar decisiones individuales y colectivas, lo que puede aumentar la participación en los asuntos públicos.
• Retorno a la sociedad de la inversión pública dando acceso a los productos que se han elaborado con dinero público. No hay que pagar por una información que ya se ha pagado antes porque proviene del presupuesto público.
• Facilita el ejercicio ciudadano de control de la Administración municipal. Poner la documentación accesible por defecto, sin tener que pedir permiso para hacerlo, mejora la transparencia y el gobierno abierto.
• Acelera el descubrimiento del conocimiento municipal porque la persona usuaria puede encontrar los documentos desde los motores de búsqueda y los agregadores de contenidos más extendidos socialmente (Google, Yahoo, Bing, Europeana...) en cualquier punto del planeta usando los dispositivos móviles y las redes sociales. Más audiencia, más lectores, más potencial.
• Fomenta el trabajo colaborativo y evita la duplicidad de esfuerzos (aumenta la eficiencia).
• Acelera y anima la innovación. Cuanto más rápido llega el documento a la sociedad, más rápida es la innovación que puede producir, lo que contribuye a enriquecer la educación y a estimular la economía. Aumenta la capacidad innovadora e impacta directamente en la investigación porque comparte los resultados rápidamente. Así, el valor de la inversión se maximiza a través del amplio uso de sus resultados.
• Incrementa la productividad. Construye basándose en resultados previos o ideas autopublicadas; por lo tanto, mejora la calidad de los resultados y ayuda a encontrar soluciones para abordar los retos de la sociedad del siglo XXI.
• Aumenta la competitividad. Convierte las ideas en negocio (minerías de datos, etc.)
• Promueve el avance del conocimiento porque cualquier persona, desde cualquier lugar, puede contribuir a este y compartirlo. Aumenta el crecimiento de la sociedad del conocimiento con nuevas visiones individuales y colectivas.

Beneficios para el Ayuntamiento:

• Más visibilidad del conocimiento municipal porque trabaja con protocolos de comunicación interoperables. Más audiencia y seguidores.
• Aumenta la visibilidad de la institución y mejora su posicionamiento en Google y en otros buscadores. Más impacto de la institución en el mundo y sus trabajos y estudios serán más citados.
• Fuente de información permanente y persistente del conocimiento municipal para buscar y encontrar la documentación, muy útil para el aprendizaje digital y la toma de decisiones rápidas dentro de la misma institución. Contribuye a una mejor formulación de políticas. Acceso perpetuo a los trabajos mediante enlaces permanentes (que nunca desaparecen).
• Garantiza la reputación de la institución al hacer una correcta gestión de los derechos de autor aplicando licencias abiertas a todas sus obras. Fomenta el prestigio del Ayuntamiento y se garantiza que se reconoce la autoría de su obra.
• Mejora la transparencia y la rendición de cuentas de la inversión pública.
• Potencia la reutilización de la información del sector público en beneficio de todo el mundo. Contribuye a cumplir los requisitos legales de las leyes de transparencia y de reutilización.
• Incrementa la eficiencia municipal porque:
  • Se configura como herramienta única y transversal que utilizan todas las webs municipales que difunden documentación en línea, lo que permite el ahorro de esfuerzos y de recursos dedicados.
  • Homogeneiza los vocabularios, los metadatos de descripción, la gestión de derechos de autor y los procedimientos de publicación de la información en todos los departamentos municipales.
  • Permite la integración con diferentes tecnologías para la gestión, el tratamiento y la indexación de los recursos de información de todo el Ayuntamiento de Barcelona.
  • Preserva la documentación digital que es patrimonio de todos, para la sociedad actual y las futuras. Se asume la responsabilidad sobre el patrimonio documental y se cumple la ley del depósito legal.
  • Incorpora al Ayuntamiento de Barcelona al movimiento mundial de conocimiento abierto, avalado por declaraciones de alto compromiso social como una de las mejores prácticas para la actualización del conocimiento y para el impulso del desarrollo democrático, participativo e inclusivo de las sociedades. BCNROC usa software libre.

Es un movimiento de alcance internacional, avalado por tres declaraciones de gran compromiso social, la Budapest Open Access Initiative, 2002; la Bethesda Statement on Open Access Publishing, 2003; y la Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities, 2003, que promueve el acceso universal al conocimiento, entendido como un bien público, un bien común que hay que compartir de manera libre y gratuita con todo el mundo y desde las redes digitales.

El acceso abierto es un medio que aprovecha la ventaja de las tecnologías del siglo XXI (internet) para publicar la documentación sin coste, sin barreras legales ni tecnológicas y en interés del bien común.

Según la Declaración de Budapest (2002):

“Por acceso abierto (a los documentos), nos referimos a su disponibilidad gratuita en la red Internet, de modo que se permita a cualquier usuario la lectura, la descarga, la copia, la distribución, la impresión, la búsqueda o el enlace a los textos completos..., rastrearlos para indexarlos, transformarlos en datos para usarlos en software o utilizarlos para cualquier otro propósito legítimo, sin barreras financieras, legales o técnicas diferentes de las fundamentales y de la conexión a la propia Internet. La única limitación a la reproducción y distribución, y la única función de los derechos de autor en este ámbito, debe ser la de dar a los autores el control sobre la integridad de su trabajo y el derecho a ser reconocidos y citados de manera adecuada”.

El acceso abierto se ha adoptado dentro del ámbito internacional como una de las mejores prácticas para compartir el conocimiento e impulsar la transparencia y el desarrollo democrático, participativo e inclusivo de las sociedades. Muchos gobiernos, instituciones y organismos europeos e internacionales mantienen políticas de acceso abierto a sus publicaciones.

El acceso abierto se puede aplicar a cualquier contenido digital, desde datos en bruto hasta imágenes, audio, vídeo, elementos multimedia y software informático; se puede aplicar para trabajos digitales o para trabajos antiguos digitalizados, como las obras en dominio público. Beneficia los intereses de muchos grupos: por ejemplo, a los autores y autoras les da audiencia mundial y aumenta el impacto de sus trabajos; a los usuarios y usuarias les ofrece la oportunidad de acceder a los contenidos sin restricciones; pone en igualdad a las personas más y menos favorecidas porque elimina la necesidad de pagar para reproducir contenidos; y a los gobiernos les permite promover la democracia al compartir la información gubernamental no clasificada con la máxima cantidad de personas posible.

El Ayuntamiento de Barcelona, consciente de que el conocimiento y el acceso a la documentación municipal pública es un derecho esencial y un instrumento, útil y necesario, para una sociedad más justa e inclusiva, ha puesto a disposición de toda la ciudadanía en internet los documentos municipales publicados, digitales o digitalizados, a través de la aprobación de una política de acceso abierto a la documentación digital de difusión pública (Decreto de Alcaldía de 23 de marzo de 2015) y la puesta en marcha, en internet, del repositorio institucional de acceso abierto denominado BCNROC (Barcelona Repositorio Abierto de Conocimiento), desde donde los ciudadanos pueden buscar, encontrar, consultar y reutilizar las publicaciones municipales de manera libre y gratuita.

Como autor, el acceso abierto permite al Ayuntamiento de Barcelona ser más transparente, promover el intercambio y la generación de nuevas ideas; eliminar los desniveles para acceder a la documentación municipal pública; potenciar la reflexión y compartir el conocimiento municipal para una sociedad más justa; facilitar el descubrimiento de este conocimiento en las redes digitales; y facilitar la reutilización por parte de terceros que estén interesados y la preservación digital.

La política de acceso abierto a las publicaciones se enmarca en una estrategia más amplia y transversal de apertura de recursos de información municipales y se alinea con otras iniciativas que persiguen, también, el acceso por defecto y la reutilización de la información municipal, como el sistema de datos abiertos Open Data BCN.

¿Cómo implanta el Ayuntamiento el acceso abierto a las publicaciones digitales?

1. Diseña y aprueba una política de acceso abierto de sus publicaciones en el entorno digital (crea un mandato por Decreto de Alcaldía de 23-3-2015, BOPB 29-4-2015).

2. Crea BCNROC, un repositorio institucional según los protocolos y estándares de la Open Access Initiative para garantizar la interoperabilidad entre sistemas mundiales de agregación de contenidos y motores de búsqueda.

3. Adopta unas políticas de trabajo para garantizar que los documentos y sus metadatos son de acceso abierto: 

a)    Documentos de acceso libre, inmediato y permanente:
El Ayuntamiento, como autor, publica en el repositorio una copia electrónica del documento en cuestión, en versión original y en versión legible por máquina, como máximo un mes después de la aprobación o en función del periodo de embargo (si lo hay). Además, proporciona los metadatos descriptivos asociados a cada documento, lo que lo identifica, permite una experiencia de búsqueda eficiente y garantiza la reputación municipal. Le da un identificador de recursos uniforme persistente (en inglés Uniform Resource Identifier, URI) que garantiza el acceso permanente (4 estrellas de la escala Tim Berners-Lee). 

b)    Documentos abiertos desde el punto de vista legal (con la aplicación de licencias Creative Commons):
El Ayuntamiento, como autor, otorga una licencia abierta al documento, cuanto más amplia mejor, para que terceros puedan usarlo y reutilizarlo.

c)    Documentos abiertos desde el punto de vista tecnológico (con la aplicación de formatos no propietarios): los documentos deben depositarse en formatos abiertos que permitan la reutilización rápida por humanos y máquinas. 

d)    Documentos abiertos desde el punto de vista financiero (sin coste). Sin tener que pagar por acceder.

El depósito legal es un mecanismo regulado por la Ley 23/2011, de 29 de julio, y gestionado por la Oficina del Depósito Legal de la Biblioteca Nacional, que tiene como objetivo recopilar, almacenar y conservar todo tipo de documentos objeto de difusión, tangibles e intangibles, de venta o gratuitos, para garantizar el derecho de acceso a la cultura, a la información y a la investigación.

Todas las publicaciones, analógicas o digitales están sujetas a esta ley. Las publicaciones en línea se regulan, también, por el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, que desarrolla la ley anterior. De acuerdo con esta norma se entiende por publicación en línea la información o contenido de cualquier naturaleza, difundido en un soporte electrónico no tangible, archivado en un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, que sea objeto de difusión.

El artículo 3 de este real decreto especifica que son “[...] objeto de depósito legal, junto con los metadatos que incluyan, cualquier tipo de sitios web y las publicaciones que se contienen en estos, tanto de acceso libre como restringido; sea cual sea el procedimiento de producción, edición o difusión; sea cual sea el soporte o medio tangible por el cual sean distribuidas o comunicadas; sea cual sea la localización física del servidor o los servidores a partir de los cuales se difunden en las redes electrónicas; y sea cual sea el dominio que albergue la publicación, siempre que contengan patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual o digital [...]”. Solo quedan excluidos del depósito legal los documentos de las administraciones públicas de carácter interno o que sean susceptibles de integrarse en expedientes administrativos.

El artículo 10 de este mismo real decreto establece que la Biblioteca de Catalunya, en tanto que centro de conservación del depósito legal, puede establecer acuerdos de colaboración con las entidades públicas o privadas que dispongan de plataformas de distribución en línea de las publicaciones y recursos digitales, que estas mismas entidades editen o produzcan. Para que estas plataformas sean consideradas “repositorios seguros” deberán cumplir los requerimientos mínimos que fije la Biblioteca de Catalunya. BCNROC cumple con todas las normas de repositorio seguro y garantiza así la preservación documental municipal. Ha sido reconocido por la Biblioteca de Catalunya como repositorio seguro de conservación del Depósito Legal para la documentación electrónica generada por el Ayuntamiento. Esta distinción se hace visible en la página inicial del repositorio con un sello específico y se ha formalizado a través de un convenio entre instituciones.

Así, pues, de acuerdo con la normativa vigente, el Ayuntamiento de Barcelona, como órgano editor o productor de publicaciones en línea, originadas en la red, sean de acceso restringido o de acceso público, tiene que proporcionar los medios para que sus publicaciones en línea, y los metadatos que las describen, se puedan consultar y reproducir en el futuro, de manera permanente, desde un repositorio seguro de conservación. El repositorio institucional BCNROC del Ayuntamiento de Barcelona, tiene como uno de sus objetivos facilitar el acceso y la preservación permanente de las publicaciones digitales de autoría municipal, respetando la normativa de propiedad intelectual, el Esquema nacional de interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica, las normas técnicas internacionales de descripción de metadatos y, también, los principios que establece la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.