"Teletrabajo o trabajar desde casa no significa que las personas tengan que estar conectadas permanentemente"

La crisis sanitaria provocada por la Covid-19 y el consecuente confinamiento como estrategia para darle respuesta han supuesto un terremoto en la concepción del trabajo tradicional. La implantación fortuita del teletrabajo que se ha dado en muchas empresas debido al coronavirus pone sobre la mesa el debate de sir volver a la oficina tal y como la entendíamos hasta ahora o descentralizar los espacios de trabajo como medida para conciliar mejor o ahorrar desplazamientos, entre otros. Reflexionemos sobre teletrabajo con Altekio, una cooperativa de Madrid especializada en proyectos de transformación ecosocial y desarrollo organizacional. Las respuestas a la entrevista se han hecho de manera colaborativa entre todo el equipo.

Desde el inicio de la pandemia, el teletrabajo ha sido la solución de muchas empresas para poder seguir desarrollando su actividad económica. ¿Hay diferencias entre el concepto tradicional de teletrabajo y el teletrabajo en confinamiento de estas últimas semanas?

Las condiciones de las personas que teletrabajaban con anterioridad y las condiciones actuales en las que estamos practicando el teletrabajo en confinamiento presentan bastantes diferencias. Éstas tienen un mayor o menor peso dependiendo de aspectos específicos de los distintos perfiles poblacionales. Algunas de estas diferencias que vemos son:

  • El estado emocional que afecta enormemente a la forma de trabajar. Hemos comprobado que esto aparece en muchas de nuestras reuniones, incluso, se menciona en reuniones formales con diversos clientes.

  • Las condiciones del teletrabajo en confinamiento no son las adecuadas para muchas personas por la dificultad de conciliar los cuidados y el empleo. El cierre de colegios y centros de día ha generado dificultades para que, aquellas trabajadoras que tienen que atender a personas dependientes, puedan dedicar adecuadamente los tiempos asignados a ambas tareas. Esta situación se agrava en familias monoparentales o en aquellas familias donde uno de sus miembros trabaja fuera del hogar y otro teletrabaja, asumiendo éste el peso de atender las tareas laborales, los cuidados de personas y del hogar.

  • Muchas organizaciones, empresas o instituciones no cuentan con los adecuados procesos e instrumentos para teletrabajar. Esto eleva la dificultad de realizar las tareas de forma apropiada. Las personas que teletrabajaban con anterioridad, probablemente, contaban con una mejor adaptación de su trabajo al entorno virtual.

  • Hay personas que han visto modificadas sus funciones o las tareas que realizaban en su trabajo por la caída de los proyectos que desarrollaban. Esto supone un aprendizaje extra para afrontar la adecuada ejecución de nuevas tareas.

  • Muchas personas que realizaban teletrabajo, no lo hacían durante toda su jornada laboral o todos los días de la semana, sino solo algunos días en función de sus necesidades. Combinaban días de trabajo en casa, con días de trabajo en la oficina, con reuniones presenciales y con viajes o acciones fuera de la oficina (conferencias, formaciones, acciones en terreno, etc.). En el momento actual, para muchas personas el teletrabajo consiste en el 100% de su jornada.

Un estudio reciente asegura que el teletrabajo está sumando 2 horas más a la jornada laboral. ¿Es un peligro que el teletrabajo nos robe tiempo libre? ¿Cómo podemos impedirlo?

Teletrabajar o trabajar desde casa no significa que las personas deban estar conectadas permanentemente. Esto es algo muy importante, sobre todo, cuando las fronteras de lo laboral y lo doméstico se desdibujan más. Debemos asegurarnos los tiempos de desconexión y nuestros tiempos libres en los que no trabajamos. Al mismo tiempo, necesitamos aprender sobre la gestión del tiempo y la organización personal. Cada persona y organización debe ir probando las mejores estrategias (ya que todas no funcionan para todo el mundo). Algunas de ellas son:

  • Fijar un horario laboral y un horario para otras cuestiones o dimensiones vitales que no son el trabajo, e intentar cumplirlos.

  • Generar acuerdos en los equipos de trabajo a la hora de recibir llamadas, contestar a mensajes o correos, etc. para que estén dentro del horario laboral establecido y acordado. La organización a nivel personal es importante, pero los acuerdos grupales o colectivos en las organizaciones y empresas son fundamentales para asegurar que no estamos aumentando las horas de trabajo.

  • Tener un registro horario de las horas de trabajo de forma que se pueda ver si se están trabajando horas de más. En este caso, acordar momentos de compensación de horas.

  • Prestar atención a los mejores momentos del día para trabajar, distribuyendo las diferentes tareas a lo largo de la jornada en función de la necesidad de concentración o de creatividad.

  • Planificar el trabajo al principio de la semana (de forma realista) y evaluar al final de la semana cómo ha resultado, para ir mejorando la planificación en las futuras semanas.

  • Organizar la agenda ayuda a evitar el exceso de reuniones virtuales o de llamadas telefónicas a todas horas y que puede generar estrés.

  • Mantener los días de descanso habituales (por ejemplo, el fin de semana en el caso de que estos sean los días de descanso). Esto hace que, en esos días, no tengamos que estar pendientes del correo electrónico o de las llamadas, por ejemplo.

Muchas empresas han tenido que dar el salto hacia el teletrabajo sin estar preparadas. ¿Qué herramientas o sistemas son recomendables para poder hacer un teletrebajo eficiente y beneficioso para empresa y trabajador?

Las herramientas para teletrabajar dependen mucho de cada tipo de trabajo y de los procesos internos de cada organización. No obstante, algunos elementos a tener en cuenta son:

  • Contar con servidores en la nube para poder compartir la información, organizar los archivos de forma adecuada, etc.

  • Disponer de herramientas para tener documentos colaborativos en los que varias personas puedan contribuir de forma sincrónica o asíncrona.

  • Conocer algunos programas que nos permiten tener conferencias o reuniones online. Hay algunos de código abierto y licencias libres que nos parecen especialmente interesantes.

  • Contar con firma o certificado electrónico para poder avanzar con determinados procedimientos legales, administrativos, etc.

  • Evaluar la carga de trabajo de las personas del equipo para repartir las tareas y la carga de una forma equitativa.

  • En el caso de que el teletrabajo se realice con ordenador, tener momentos de descanso de la vista. Lo ideal es poder combinar tareas con ordenador con otro tipo de tareas de las que no se precise el uso de pantallas (llamadas de teléfono, ordenar el escritorio, etc.).

  • Prestar atención a la postura corporal mientras trabajamos, siguiendo recomendaciones ergonómicas. Es importante diseñar algunos momentos breves en la jornada laboral para poder levantarse de la silla, caminar, beber agua, realizar estiramientos, etc.

Habéis publicado una guía para hacer más eficientes las reuniones virtuales. La primera cuestión sería: ¿nos estamos reuniendo demasiado?

No conocemos estudios en relación al aumento o reducción del número de reuniones durante el estado de alarma, así que no podríamos responder de forma general a esta cuestión. No obstante, las reuniones deben estar ajustadas a las necesidades específicas y plantearnos de forma grupal si estamos teniendo las adecuadas. En nuestra experiencia, vemos organizaciones que realizan demasiadas reuniones, y otras organizaciones que necesitarían fortalecer su coordinación y convocar más reuniones.

La necesidad de coordinarnos o tomar decisiones en reuniones es muy diferente según los trabajos y las características de cada organización. Por ello, tanto en la situación actual como en nuevas situaciones, debemos preguntarnos si tenemos más reuniones de las necesarias. Hay veces que trabajamos temas en una reunión (como cuestiones informativas) que pueden ser mejor resolverlas por otras vías (correo electrónico u otras herramientas digitales). Además, debemos tener en cuenta que el ritmo y duración de las reuniones pueden variar según el momento del año o las necesidades específicas de los proyectos.

Sí podríamos afirmar que, al estar viviendo unas condiciones muy diferentes durante el estado de alarma, hay personas que han podido aumentar su número de reuniones por la mayor necesidad de coordinación en un momento inédito y, también, por una mayor necesidad de comunicación, conexión y relación dentro de los equipos de trabajo. Las reuniones, además de ser un espacio de coordinación, reflexión conjunta, ideación o de toma de decisiones, tienen una función de mantener conectado o cohesionado a un grupo de trabajo.

¿Qué pautas a nivel general dáis para garantizar esta eficiencia?

En las reuniones, hay diversos elementos en los que debemos prestar atención para asegurar su buen funcionamiento. Algunos de ellos están más enfocados en conseguir los resultados deseados y otros en acoger la participación de todas las personas, potenciar la inteligencia colectiva y profundizar sobre una comunicación consciente y empática. Por ello, no solo buscamos la eficacia, sino también la inclusión, la participación y el bienestar del grupo.

El diseño previo de la reunión es importante, tener claridad sobre los objetivos y resultados y que sean compartidos por todas las personas, contar con roles de cuidado del proceso (facilitación, moderación, mediación, etc.), utilizar diferentes formas para acoger las contribuciones de cada persona, diseñar las herramientas para recoger las reflexiones, los acuerdos y los diálogos. Estos elementos nos dicen que podemos implementar diversas acciones tanto antes de la reunión, como a lo largo de su desarrollo y también después de la reunión. Los explicamos con más detalle en la guía que hemos elaborado.

¿Creéis que el teletrabajo ha venido para quedarse? Y si es así, ¿será necesaria una regulación específica para establecer límites?

El teletrabajo es una realidad que ya estaba presente en algunas personas y que, sin duda, se extenderá a partir de ahora. Ha sido una demanda del personal laboral para ahorrar tiempos de transporte, evitar impactos ambientales asociados a la contaminación y mejorar la conciliación con la vida personal. En este sentido, presenta elementos que nos parecen muy interesantes pero, al mismo tiempo, tiene peligros y cuestiones a trabajar en profundidad, que nos parecería interesante que estuvieran bien reguladas. Para ello, necesitamos del diálogo social para que la regulación cuente con una diversidad de miradas. El teletrabajo implica una nueva cultura del trabajo y necesitamos repensar las formas de proteger los derechos laborales. Necesitamos de nuevas formas de organización interna, coordinación y confianza. Además, no todas las personas disponen de un espacio apropiado en sus casas para poder teletrabajar, y esto es algo que las organizaciones y empresas deberían contemplar.

Al mismo tiempo, lo presencial aporta cuestiones importantes (como la dimensión de cohesión de equipo, sentimiento de unidad o identidad, cuidados internos, mejora de las relaciones personales, etc.) que en lo online se dificultan. Atender a todo esto nos parece algo fundamental, para que las relaciones laborales mejoren y no se vean en detrimento.