5 d'octubre de 2020
Gestión documental. Olga Piedrafita, responsable de archivo y gestión documental, ha realizado la comunicación "Memoria histórica y gestión documental en tiempos de pandemia".
Del 28 de septiembre al 1 de octubre ha tenido lugar el V Congreso Internacional de Transparencia 2020, organizado por la UNED y en modalidad en línea. En esta ocasión, la responsable de archivo y gestión documental de la Dirección del Sistema Municipal de Archivos, Olga Piedrafita, ha llevado a cabo la comunicación «Memoria histórica y gestión documental en tiempos de pandemia», donde ha explicado la experiencia del Ayuntamiento de Barcelona con respecto a la gestión documental durante los últimos meses de pandemia.
Por una parte, en la vertiente de memoria histórica, se ha presentado el proyecto «Memorias del confinamiento«, surgido a iniciativa de la concejalía de Memoria Democrática del consistorio junto con el Archivo Municipal, que tiene como objetivo conservar todas aquellas vivencias individuales o colectivas más allá de los relatos oficiales con la intención de construir y preservar la memoria colectiva de la ciudad de Barcelona. El proyecto se estructura en dos fases: la primera, que sigue en marcha, es la de recogida de información, mientras que la segunda, que se pondrá en marcha una vez finalice la primera, consistirá en el tratamiento técnico de la información recogida.
Por otra parte, en la vertiente de la gestión documental, se han tratado los principales cambios o medidas adoptadas en los últimos meses, de incidencia en todo el Ayuntamiento:
- Agilización de la digitalización en los centros de archivo: la necesidad de digitalización en los centros estaba detectada, pero dada la situación actual se ha decidido agilizar y priorizar este proyecto. El objetivo principal es reducir el contacto con la documentación y la asistencia presencial de la ciudadanía en los centros de archivo, reduciendo, así, los riesgos derivados de la pandemia y agilizar el sistema de consulta para garantizar y facilitar el acceso a la información.
- Protocolo para la manipulación de documentos delante de la Covid-19: establece indicaciones para todos los centros de archivo y también para todas las unidades del Ayuntamiento que gestionan documentación en papel, con el objetivo de garantizar la protección de los ciudadanos y de los trabajadores municipales enfrente del virus. Estas indicaciones van desde las medidas básicas de protección hasta cambios de gestión y atención al usuario, regulación de los ingresos y circulación de la documentación, o como gestionar las consultas, préstamos y transferencias.
- Recomendaciones para el archivo de documentos delante de la Covid-19: establece unas pautas para todos aquellos documentos que se van generando y firmando desde casa con aplicaciones de escritorio durante el teletrabajo con el fin de garantizar su correcta preservación y la posible integración futura con el archivo electrónico. Estas recomendaciones establecen cómo guardar los documentos correctamente en los directorios de red compartidos, cómo clasificarlos, agruparlos e identificarlos.
