La comptabilitat és un procés mitjançant el qual s’obté informació econòmica per tal de facilitar als usuaris el diagnòstic i la presa de decisions. La comptabilitat es divideix en la comptabilitat externa i la comptabilitat interna.

La comptabilitat externa (o financera) té com a objectiu principal l’obtenció d’informació històrica sobre les relacions de l’organització amb l’exterior. El principal exponent d’aquesta informació són els comptes anuals, integrats pel balanç de situació, el compte de pèrdues i guanys, l’estat de canvis en el patrimoni net, l’estat de fluxos d’efectiu i la memòria. Es tracta d’informació sobre la globalitat de l’organització, valorada en unitats monetàries, que s’ha de confeccionar d’acord amb la legislació comptable vigent.

Així doncs, durant l’elaboració del pressupost s’assignen uns objectius de despesa per tal de preveure quines seran les necessitats de recursos per l’organització durant el període següent.

La comptabilitat interna (o de gestió) és una branca de la comptabilitat que té per objecte captar, mesurar i valorar la circulació interna, així com racionalitzar-la i controlar-la amb la finalitat de subministrar a l’organització la informació rellevant per prendre decisions.

La comptabilitat de gestió és de caràcter intern i subjectiva, per tant, cada organització o administració pot utilitzar el sistema de comptabilitat de gestió que li sembli més adequat per a les seves necessitats.

Gran part de la informació que s’utilitza en la comptabilitat de gestió procedeix de la comptabilitat financera (per exemple, les despeses que s’han produït al llarg del període) i al mateix temps la comptabilitat de gestió també proporciona informació a la comptabilitat financera (per exemple, informació per establir el preu del servei ofert als usuaris).

La comptabilitat de costos (o comptabilitat analítica) és una de les parts de la comptabilitat de gestió i es centra en el càlcul de costos dels serveis prestats o productes que ofereix l’organització.

La comptabilitat de costos recull tots els costos de l’organització i els assigna als productes, serveis, departaments o clients, per exemple, d’acord amb les necessitats d’informació.

En quant als seus objectius, cal destacar-ne l’obtenció d’informació amb una perspectiva a curt termini, a fi de:

• Conèixer els costos de les diferents unitats de l’organització i dels productes que s’obtenen o serveis que s’ofereixen.
• Analitzar el procés de generació del resultat comptable.
• Contribuir al control i a la reducció de costos.
• Prendre decisions estratègiques: eliminar un servei o potenciar-lo, subcontractar un servei o una etapa del procés productiu, fixar taxes o preus públics i descomptes.

Per tal de facilitar la comparació de les dades amb les corresponents als anys anteriors, és important que el sistema de càlcul dels costos sigui homogeni al llarg dels anys, ja que en cas contrari es perd la possibilitat que les dades siguin comparables. Per altra banda, al comparar les dades d’un servei amb les d’un altre servei cal que els sistemes de càlcul de costos siguin similars, i de la mateixa manera, per poder comparar serveis prestats en diferents ajuntaments, és necessari que s’utilitzin els mateixos criteris en l’assignació de costos.