Servei de Documentació i Accés al Coneixement (SEDAC)

La introducció de les TIC a l'Ajuntament de Barcelona a partir de la dècada dels anys noranta, com a estratègia de millora de servei públic, va comportar la publicació dels documents municipals en format digital, primer de forma més tímida i, a partir dels anys 2000, de forma generalitzada.

La Biblioteca General de l'Ajuntament (actualment, SEDAC), com a encarregada de la difusió i preservació de la documentació digital de difusió pública, va anar recollint aquesta documentació de forma sistemàtica a mesura que s'anava publicant. Inicialment, aquests documents s'organitzaven per col·leccions, es desaven en un dipòsit digital, anomenat DIGIBAB, i s'enllaçaven i es catalogaven amb MARC21 en el Catàleg de les Biblioteques de Barcelona (CBAB) i en el Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya (CCUC). El DIGIBAB era molt limitat i, amb el decurs dels anys, va anar quedant tecnològicament, i funcionalment, obsolet.

L'any 2014, l'Ajuntament de Barcelona va decidir fer el canvi cap a un nou repositori institucional. Aquesta acció s'emmarcava en el moviment global d'accés obert, que tenia l'objectiu de donar garanties d'accés obert, d'interoperabilitat i de descobriment de la documentació municipal a les xarxes digitals, cosa que permetria la reutilització dels continguts per part de tercers. Amb aquest canvi, l'Ajuntament tenia la intenció d'afavorir el coneixement que els ciutadans tenen de les activitats municipals que estan recollides en els documents públics de l'Ajuntament. A més, volia promoure l'intercanvi d'idees en el marc de les millors pràctiques per a l'accés al coneixement i, també, per contribuir en l'acompliment dels requisits legals marcats per la Llei estatal 19/2013, de 9 de desembre, i la Llei catalana 19/2014, de 29 de desembre, ambdues de transparència i bon govern, així com la Llei 37/2007, de 16 de novembre, i la Llei 18/2015, de 9 de juliol, sobre reutilització de la informació del sector públic. En aquell moment, el dipòsit DIGIBAB tenia uns 10.000 documents digitals accessibles a través dels catàlegs CBAB i CCUC, que es van migrar cap al nou repositori. 

El 23 de març de 2015, l'alcalde va aprovar per Decret d'Alcaldia la Circular  que establia la creació i posada en marxa del nou repositori institucional BCNROC i regulava una política d'accés obert per a la documentació de difusió pública elaborada pels departaments municipals. Es van adoptar les llicències Creative Commons més obertes possibles en funció dels continguts dels documents, amb l'objectiu de garantir l'accés lliure i gratuït a la ciutadania amb les mínimes restriccions legals i econòmiques possibles i promoure la reutilització de continguts.

El BCNROC i les directrius per a l'accés obert a les publicacions municipals van entrar en funcionament l'1 d'octubre del 2015. L'òrgan encarregat de la gestió d'aquest repositori institucional i l'impuls de la política va ser el Servei de Documentació i Accés al Coneixement.

Els departaments responsables de l'elaboració dels documents de difusió pública els han d'autopublicar a BCNROC perquè siguin immediatament accessibles des del mateix repositori i, també, des dels diferents canals municipals a internet.

Els objectius generals són:

• Fer visible al món, compartir, socialitzar i reutilitzar el coneixement municipal que es troba recollit en els documents municipals publicats, sense cap mena de restricció legal, econòmica, o tecnològica. 
• Oferir l’accés per defecte al coneixement municipal, de forma immediata i en línia, sense que la ciutadania o les màquines hagin de demanar, prèviament, permís per fer-ho. És un complement que es coneix com a el dret d’accés.

Objectius específics del BCNROC:

• Afavorir la descoberta i la visibilitat dels documents de l'Ajuntament de Barcelona i de les seves metadades a les xarxes digitals des de múltiples repositoris. 
• Garantir l’emmagatzematge, la gestió i l’accessibilitat present i futura d’aquests documents, de manera fàcil, gratuïta, lliure, completa, permanent, reutilitzable i actualitzada contínuament. 
• Potenciar l’accés obert facilitant l’autopublicació de la producció municipal per part dels destinataris de la Circular  .
• Fomentar l’intercanvi, la innovació i la reutilització dels documents de l’Ajuntament de Barcelona. Qualsevol persona usuària amb accés a internet pot accedir a documents municipals publicats amb la garantia de poder llegir-los, baixar-los, desar-los, imprimir-los, usar-los i reutilitzar-los, distribuir-los i, fins i tot, fer-ne obres derivades, sempre tenint en compte les condicions d’ús.
• Destacar les col•leccions patrimonials digitalitzades de l’Ajuntament de Barcelona i donar-les a conèixer al món, en general, i a la ciutadania de Barcelona, en particular.
• Dotar tots els documents digitals que formen part del repositori obert d’un URI (uniform resource identifier), identificador uniforme de recursos electrònics que identificarà inequívocament, d’una manera estable, constant i flexible, el document municipal a les xarxes digitals. 

Beneficis per a la societat:

• Facilita un dret democràtic bàsic que és l’accés per defecte a la informació pública, sense límits legals ni econòmics. És a dir, l’Ajuntament consenteix de forma voluntària i per anticipat al fet que el ciutadà pugui accedir a la seva informació com un dret humà fonamental.
• Disminueix la bretxa digital perquè s’elimina la necessitat de pagar per accedir als continguts. La idea central és donar accés igualitari als recursos públics, els quals ja han estat pagats gràcies als pressupostos i impostos públics. S’afavoreix la igualtat d’oportunitats d’accés a la informació municipal, i es contribueix a posar en igualtat de condicions els menys afavorits, donant-los les mateixes oportunitats d’equitat econòmica i de desenvolupament social. Igualtat d’oportunitats per accedir al coneixement.
• Empodera i millora la vida de les persones. La informació municipal afecta la vida de les persones, per la qual cosa és una font de riquesa per a qui hi accedeix i cal compartir-la. L’accés al coneixement municipal contribueix a trencar el cicle de la pobresa i pot ser la base del desenvolupament humà sostenible que pot transformar les societats i ajudar a impulsar el desenvolupament de la societat del coneixement. L’Ajuntament demostra que és conscient de la dimensió social de la informació municipal.
• Més formació d’opinió i participació en els assumptes locals. Accedir a la informació local ens capacita per prendre decisions individuals i col•lectives, la qual cosa pot augmentar la participació en els assumptes públics.
• Retorn a la societat de la inversió pública donant accés als productes que s’han elaborat amb diners públics. No cal pagar per una informació que ja s’ha pagat abans perquè prové del pressupost públic.
• Facilita l’exercici ciutadà de control de l’Administració municipal. Posar la documentació accessible per defecte, sense haver de demanar permís per fer-ho, millora la transparència i el govern obert.
• Accelera la descoberta del coneixement municipal perquè la persona usuària pot trobar els documents des dels motors de cerca i els agregadors de continguts més estesos socialment (Google, Yahoo, Bing, Europeana...) en qualsevol punt del planeta usant els dispositius mòbils i les xarxes socials. Més audiència, més lectors, més potencial.
• Fomenta el treball col·laboratiu i evita la duplicitat d’esforços (augmenta l’eficiència).
• Accelera i encoratja la innovació. Com més ràpid arriba el document a la societat, més ràpida és la innovació que pot produir, la qual cosa contribueix a enriquir l’educació i a estimular l’economia. Augmenta la capacitat innovadora i impacta directament en la investigació i la recerca perquè comparteix els resultats ràpidament. Així, el valor de la inversió es maximitza a través de l’ampli ús dels seus resultats.
• Incrementa la productivitat. Construeix basant-se en resultats previs “o idees” autopublicades, per tant, millora la qualitat dels resultats i ajuda a trobar solucions per abordar els reptes de la societat del segle XXI.
• Augmenta la competitivitat. Converteix les idees en negoci (mineries de dades, etc.).
• Promou l’avenç del coneixement perquè qualsevol persona, des de qualsevol lloc, pot contribuir-hi i compartir-lo. Augmenta el creixement de la societat del coneixement amb noves visions individuals i col·lectives.

Beneficis per a l’Ajuntament:

• Més visibilitat del coneixement municipal perquè treballa amb protocols de comunicació interoperables. Més audiència i seguidors.
• Augmenta la visibilitat de la institució i millora el seu posicionament a Google i a altres cercadors. Més impacte de la institució al món i els seus treballs i estudis seran més citats.
• Font d’informació permanent i persistent del coneixement municipal per cercar i trobar la documentació, molt útil per a l’aprenentatge digital i la presa de decisions ràpides dins la mateixa institució. Contribueix a una millor formulació de polítiques. Accés perpetu als treballs mitjançant enllaços permanents (que no desapareixen mai).
• Garanteix la reputació de la institució en fer una correcta gestió dels drets d’autor aplicant llicències obertes a totes les seves obres. Fomenta el prestigi de l’Ajuntament i es garanteix que es reconeix l’autoria de la seva obra.
• Millora la transparència i la rendició de comptes de la inversió pública.
• Potencia la reutilització de la informació del sector públic en benefici de tothom. Contribueix a complir els requisits legals de les lleis de transparència i de reutilització.
• Incrementa l’eficiència municipal perquè:
  • Es configura com a eina única i transversal que utilitzen tots els webs municipals que difonen documentació en línia, cosa que permet l’estalvi d’esforços i de recursos dedicats.
  • Homogeneïtza els vocabularis, les metadades de descripció, la gestió de drets d’autor i els procediments de publicació de la informació a tots els departaments municipals.
  • Permet la integració amb diferents tecnologies per a la gestió, el tractament i la indexació dels recursos d’informació de tot l’Ajuntament de Barcelona.
  • Preserva la documentació digital que és patrimoni de tots, per a la societat actual i les futures. S’assumeix la responsabilitat sobre el patrimoni documental i es compleix la Llei del dipòsit legal.
  • Incorpora l’Ajuntament de Barcelona al moviment mundial de coneixement obert, avalat per declaracions d’alt compromís social com una de les millors pràctiques per a l’actualització del coneixement i per a l’impuls del desenvolupament democràtic, participatiu i inclusiu de les societats. BCNROC usa programari lliure.

És un moviment d’abast internacional, avalat per tres declaracions de gran compromís social (la Budapest Open Access Initiative, 2002; la Bethesda Statement on Open Access Publishing, 2003 i la Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities, 2003, que promou l’accés universal al coneixement, entès com a un bé públic, un bé comú que cal compartir de manera lliure i gratuïta amb tothom i des de les xarxes digitals.

L’accés obert és un medi que aprofita l’avantatge de les tecnologies del segle XXI (Internet) per publicar la documentació sense cost, sense barreres legals ni tecnològiques i en l’interès del bé comú.

Segons la Declaració de Budapest (2002):

"Per accés obert (als documents), ens referim a la seva disponibilitat gratuïta a la xarxa Internet, de manera que es permeti a qualsevol usuari la lectura, la descàrrega, la còpia, la distribució, la impressió, la cerca o l’enllaç als textos complets ..., rastrejar-los per indexar-los, transformar-los en dades per usar-los en programaris o utilitzar-los per a qualsevol altre propòsit legítim, sense barreres financeres, legals o tècniques diferents de les fonamentals i de la connexió a la Internet mateixa. L'única limitació a la reproducció i distribució, i l'única funció dels drets d'autor en aquest àmbit, ha de ser la de donar als autors el control sobre la integritat del seu treball i el dret a ser, reconeguts i citats de manera adequada".

L’accés obert s’ha adoptat dins l’àmbit internacional com a una de les millors pràctiques per compartir el coneixement i impulsar la transparència i el desenvolupament democràtic, participatiu i inclusiu de les societats. Molts governs, institucions i organismes europeus i internacionals mantenen polítiques d’accés obert a les seves publicacions.

L’accés obert es pot aplicar a qualsevol contingut digital, des de dades en brut fins a imatges, àudio, vídeo, elements multimèdia i programaris informàtics; es pot aplicar per a treballs digitals o per a treballs antics digitalitzats, com les obres en domini públic. Beneficia els interessos de molts grups: per exemple, als autors els dona audiència mundial i n’augmenta l’impacte dels treballs; als lectors o usuaris, els dona l’oportunitat d’accedir als continguts sense restriccions; posa en igualtat les persones més i menys afavorides perquè elimina la necessitat de pagar per reproduir continguts, i als governs els permet promoure la democràcia en compartir la informació governamental no classificada amb la màxima quantitat de gent possible.

L’Ajuntament de Barcelona, conscient que el coneixement i l’accés a la documentació municipal pública és un dret essencial i un instrument, útil i necessari, per a una societat més justa i inclusiva, ha posat a disposició de tota la ciutadania a Internet els documents municipals publicats, digitals o digitalitzats, a través de l’aprovació d’una política d’accés obert a la documentació digital de difusió pública (Decret d’Alcaldia de 23 de març de 2015) i la posada en marxa, a Internet, del repositori institucional d’accés obert anomenat BCNROC (Barcelona Repositori Obert de Coneixement), des d’on els ciutadans poden cercar, trobar, consultar i reutilitzar les publicacions municipals de manera lliure i gratuïta.

Com a autor, l’accés obert permet a l’Ajuntament de Barcelona ser més transparent, promoure l’intercanvi i la generació d’idees noves; eliminar els desnivells per accedir a la documentació municipal pública; potenciar la reflexió i compartir el coneixement municipal per a una societat més justa; facilitar la descoberta d’aquest coneixement a les xarxes digitals i facilitar-ne la reutilització, per part de tercers que hi estiguin interessats, i la preservació digital.

La política d’accés obert a les publicacions s’emmarca en una estratègia més àmplia i transversal d’obertura de recursos d’informació municipals i s’alinea amb altres iniciatives que persegueixen, també, l’accés per defecte i la reutilització de la informació municipal, com ara el sistema de dades obertes Open Data BCN. 

Com implanta l’Ajuntament l’accés obert a les publicacions digitals?:

1. Dissenya i aprova una política d’accés obert de les seves publicacions en l’entorn digital (crea un mandat per Decret d’Alcaldia de 23-3-2015, BOPB 29-4-2015).

2. Crea BCNROC, un repositori institucional segons els protocols i estàndards de l’Open Access Initiative per garantir la interoperabilitat entre sistemes mundials d’agregació de continguts i motors de cerca.

3. Adopta unes polítiques de treball per garantir que els documents i les seves metadades són d’accés obert: 

a)    Documents d’accés lliure, immediat i permanent:
L’Ajuntament, com a autor, publica en el repositori una còpia electrònica del document en qüestió, en versió original i en versió llegible per màquina, com a màxim un mes després de l’aprovació o en funció del període d’embargament (si n’hi ha). A més, proporciona les metadades descriptives associades a cada document, la qual cosa l’identifica, permet una experiència de cerca eficient i garanteix la reputació municipal. Li dona un identificador uniforme de recursos persistent (en anglès Uniform Resource Identifier, URI) que hi garanteix l’accés permanent (4 estrelles de l’escala Tim Berners-Lee). 

b)    Documents oberts des del punt de vista legal (amb l’aplicació de llicències Creative Commons):
L’Ajuntament, com a autor, atorga una llicència oberta al document, com més àmplia millor, perquè tercers puguin usar-lo i reutilitzar-lo.

c)    Documents oberts des del punt de vista tecnològic (amb l’aplicació de formats no propietaris): Els documents s’han de dipositar en formats oberts que permetin la reutilització ràpida per humans i màquines. 

d)    Documents oberts des del punt de vista financer (sense cost). Sense haver de pagar per accedir-hi.
 

El dipòsit legal és un mecanisme regulat per la Llei 23/2011, de 29 de juliol, i gestionat per l’Oficina del Dipòsit Legal de la Biblioteca Nacional, que té per objectiu recopilar, emmagatzemar i conservar tot tipus de documents objecte de difusió, tangibles i intangibles, de venda o gratuïts, per garantir el dret d’accés a la cultura, a la informació i a la investigació.

Totes les publicacions, analògiques o digitals estan subjectes a aquesta llei. Les publicacions en línia es regulen, també, pel Reial decret 635/2015, de 10 de juliol, que desenvolupa la llei anterior. D’acord amb aquesta norma s’entén per publicació en línia la informació o contingut de qualsevol naturalesa, difós en un suport electrònic no tangible, arxivat en un format determinat i susceptible d’identificació i de tractament diferenciat, que sigui objecte de difusió.

L’article 3 d’aquest reial decret especifica que són “[...] objecte de dipòsit legal, juntament amb les metadades que incloguin, qualsevol tipus de lloc web i les publicacions que s’hi contenen, tant d’accés lliure com restringit; sigui quin sigui el procediment de producció, edició o difusió; sigui quin sigui el suport o mitjà tangible pel qual siguin distribuïdes o comunicades; sigui quina sigui la localització física del servidor o servidors a partir dels quals es difonen a les xarxes electròniques; i sigui quin sigui el domini que inclogui la publicació, sempre que continguin patrimoni bibliogràfic, sonor, visual, audiovisual o digital [...]”. Només resten exclosos del dipòsit legal els documents de les administracions públiques de caràcter intern o que siguin susceptibles d’integrar-se en expedients administratius.

L’article 10 d’aquest mateix reial decret estableix que la Biblioteca de Catalunya, en tant que centre de conservació del dipòsit legal, pot establir acords de col•laboració amb les entitats públiques o privades que disposin de plataformes de distribució en línia de les publicacions i recursos digitals, que aquestes mateixes entitats editin o produeixin. Perquè aquestes plataformes siguin considerades “repositoris segurs” hauran de complir els requeriments mínims que fixi la Biblioteca de Catalunya. BCNROC compleix amb totes les normes de repositori segur i garanteix així la preservació documental municipal. Ha estat reconegut per la Biblioteca de Catalunya com a repositori segur de conservació del Dipòsit Legal per la documentació electrònica generada per l’Ajuntament. Aquest distinció es fa visible a la plana inicial del repositori amb un segell específic i s’ha formalitzat via un conveni entre institucions. 

Així, doncs, d’acord amb la normativa vigent, l’Ajuntament de Barcelona, com a òrgan editor o productor de publicacions en línia, originades a la xarxa, siguin d’accés restringit o d’accés públic, ha de proporcionar els mitjans perquè les seves publicacions en línia i, les metadades que les descriuen, es puguin consultar i reproduir en el futur, de manera permanent, des d’un repositori segur de conservació. El repositori institucional BCNROC, de l’Ajuntament de Barcelona, té com un dels seus objectius facilitar l’accés i la preservació permanent de les publicacions digitals d’autoria municipal, respectant la normativa de propietat intel·lectual, l’Esquema nacional d’interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica, les normes tècniques internacionals de descripció de metadades i, també, els principis que estableix la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.