Los sistemas de costes son los métodos que se pueden utilizar para conocer los costes de los diferentes objetivos de costes (secciones, actividades y servicios finales) y determinar el resultado del periodo.

El sistema de costes que elijan las organizaciones depende de diversas variables, entre las que destacan:

• características de cada servicio (tipo de actividades, ocupación de espacio, número empleados, etc)
• objetivos que se pretenden alcanzar con el sistema
• necesidades de información
• información disponible
• coste que se esté dispuesto a soportar para disponer de un sistema de costes

Si clasificamos los sistemas de cálculo de costes en función de los costes que se imputan a los objetivos de coste, tendremos:

Sistemas de costes parciales

Los Sistemas de costes parciales reciben esta denominación porque sólo imputan una parte de los costes de la organización a los servicios prestados. De este modo, en función de los costes considerados, el sistema de costes parciales puede ser de costes parciales directas o de costes parciales variables. El sistema de costes parciales directos, explicado en esta guía, sólo imputa los costes directos a los productos o servicios. El resto de costes, los indirectos, se deducen directamente en la cuenta de resultados, considerándose costes del periodo. Según este sistema, se puede obtener la cuenta de resultados para cada servicio, que es de mucha utilidad para poder analizar el margen de contribución que genera cada uno de ellos. Este sistema de costes es muy utilizado en empresas o instituciones con una estructura de costes caracterizada por tener un peso considerable de los costes directos.

Sistemas de costes completos

Los Sistemas de costes completos consideran todos los costes que se han tenido que soportar para la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Estos sistemas de costes son aconsejables en aquellas instituciones que tengan costes indirectos elevados y son muy útiles para poder conocer de forma más precisa la repercusión de todos los costes a cada servicio. La implantación de estos sistemas es más costosa que la de los sistemas de costes parciales, ya que se requiere de más información para poder imputar los costes indirectos, por lo tanto, antes de utilizarlos, se deberá comparar el coste de aplicar el sistema con los beneficios que se obtiene con su implantación. Existen diferentes variantes de estos sistemas, entre las que destacan:

• Sistema de costes completos por tasa: los costes directos se imputan de manera inmediata al objetivo de coste y los costes indirectos se asignan en función de una tasa de reparto.
• Sistema de costes completos por secciones: los costes directos imputan inmediatamente al objetivo de coste y los costes indirectos se asignan a las secciones para posteriormente ser asignados al objetivo de coste.
• Sistema de costes basados ​​en las actividades (activity based costing o ABC): Este sistema se basa en el principio de que la actividad es la causa que determina el hecho de incurrir en costes, y que los productos o servicios consumen actividades. Es un sistema más complejo y que necesita más información para imputar los costes a las diferentes actividades que realiza cada sección, pero nos da mucho más detalle del coste de cada actividad que realiza la organización. Este sistema también es más útil a la hora de fijar tasas y precios públicos a los servicios prestados a la ciudadanía, ya que proporciona una información más ajustada de los costes totales de cada servicio final.

Ampliación costes ABC

El sistema de costes ABC (Activity Based Costing) surge en la década de los años ochenta, como respuesta a una serie de cambios en el mundo empresarial e institucional:

• Aumento de los costes indirectos (especialmente los costes no vinculados al proceso de producción o de prestación de servicios)
• Reducción del peso de la mano de obra (criterio de reparto mayoritariamente utilizado para repartir los costes indirectos)

Este sistema de costes parte de la premisa de que los productos o servicios no consumen costes de los departamentos, sino que consumen actividades realizadas por éstos, siendo las actividades las consumidoras de coste. Además, los productos o servicios no son los únicos que consumen actividades, dado que los clientes o usuarios de la organización también pueden consumir actividades.

En el sistema de costes ABC, al igual que el resto de sistemas de costes que tienen por objetivo el cálculo del coste, los costes directos asignan directamente a los productos o servicios, mientras que para los costes indirectos se siguen varias etapas:

• En primer lugar, estos costes indirectos se localizan en las secciones o departamentos.
• A continuación se definen las actividades realizadas por los departamentos.
• Acto seguido se determina el coste de cada actividad.
• Después se definen los inductores de coste (causantes de los costes o factores de variabilidad de los costes).
• Posteriormente se calcula el coste por inductor.
• Finalmente se asigna el coste de las actividades a los productos o servicios en base al número de inductores de cada producto o servicio al coste por inductor.

Algunas de las ventajas que aporta la utilización del sistema de costes ABC serían los siguientes:

• posibilita un cálculo más preciso de los costes (en base a una asignación más rigurosa de los costes indirectos)
• permite a la organización tener un mejor conocimiento de los costes de las actividades
• ayuda a reducir los costes indirectos (a través de la eliminación o el re diseño de actividades que no están aprovechando recursos)
• ayuda a fijar tasas o precios públicos a los servicios que presta el ayuntamiento al ciudadano

Los principales inconvenientes que presenta el sistema de costes ABC son:

• si se determinan muchas actividades, encarece mucho el cálculo del coste
• se trata de un sistema costoso (tiempo y recursos económicos)
• se puede tender a eliminar actividades que pueden ser interesantes a medio plazo pero que estén desperdiciando recursos a corto plazo