La contabilidad es un proceso mediante el cual se obtiene información económica para facilitar a los usuarios el diagnóstico y la toma de decisiones. La contabilidad se divide en la contabilidad externa y la contabilidad interna.

La contabilidad externa (o financiera) tiene como objetivo principal la obtención de información histórica sobre las relaciones de la organización con el exterior. El principal exponente de esta información son las cuentas anuales, integradas por el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Se trata de información sobre la globalidad de la organización, valorada en unidades monetarias, que se confeccionará de acuerdo con la legislación contable vigente.

Así pues, durante la elaboración del presupuesto se asignan unos objetivos de gasto para prever cuáles serán las necesidades de recursos para la organización durante el período siguiente.

La contabilidad interna (o de gestión) es una rama de la contabilidad que tiene por objeto captar, medir y valorar la circulación interna, así como racionalizar y controlarla con el fin de suministrar a la organización la información relevante para tomar decisiones.

La contabilidad de gestión es de carácter interno y subjetiva, por tanto, cada organización o administración puede utilizar el sistema de contabilidad de gestión que le parezca más adecuado para sus necesidades.

Gran parte de la información que se utiliza en la contabilidad de gestión procede de la contabilidad financiera (por ejemplo, los gastos que se han producido a lo largo del periodo) y al mismo tiempo la contabilidad de gestión también proporciona información a la contabilidad financiera (por ejemplo, información para establecer el precio del servicio ofrecido a los usuarios).

La contabilidad de costes (o contabilidad analítica) es una de las partes de la contabilidad de gestión y se centra en el cálculo de costes de los servicios prestados o productos que ofrece la organización.

La contabilidad de costes recoge todos los costes de la organización y los asigna a los productos, servicios, departamentos o clientes, por ejemplo, de acuerdo con las necesidades de información.

En cuanto a sus objetivos, cabe destacar la obtención de información con una perspectiva a corto plazo, a fin de:

• Conocer los costes de las diferentes unidades de la organización y de los productos que se obtienen o servicios que se ofrecen.
• Analizar el proceso de generación del resultado contable.
• Contribuir al control y la reducción de costes.
• Tomar decisiones estratégicas: eliminar un servicio o potenciarlo, subcontratar un servicio o una etapa del proceso productivo, fijar tasas o precios públicos y descuentos.

Para facilitar la comparación de los datos con los correspondientes a los años anteriores, es importante que el sistema de cálculo de los costes sea homogéneo a lo largo de los años, ya que de lo contrario se pierde la posibilidad de que los datos sean comparables. Por otra parte, en comparar los datos de un servicio con las de otro servicio necesario que los sistemas de cálculo de costes sean similares, y de la misma manera, para poder comparar servicios prestados en diferentes ayuntamientos, es necesario que se utilicen los mismos criterios.