Administració electrònica
L’Arxiu Municipal de Barcelona participa en els projectes d’Administració electrònica de l’Ajuntament de Barcelona que impliquen gestió de documents.
La participació de l’AMB va començar amb la creació del model de gestió de documents i expedients electrònics i amb la posterior implantació i millora del model.
El model organitzatiu
Tant la creació com la implantació del model s’han desenvolupat en un marc organitzatiu de col•laboració amb diferents organismes municipals, com ara els òrgans gestors d’expedients electrònics i diferents direccions executives amb implicacions en l’Administració electrònica.
Pel que fa a la gestió documental electrònica, destaca la relació entre la Direcció del Sistema Municipal d’Arxius, l’Institut Municipal d’Informàtica, la Direcció de Serveis Jurídics i la Direcció d’Administració Electrònica.
EL MODEL DE GESTIÓ DE DOCUMENTS I EXPEDIENTS ELECTRÒNICS
El Model de gestió de documents i expedients electrònics (MGDE) s’emmarca en el marc jurídic vigent per a la gestió dels documents electrònics a les administracions públiques i, específicament, a l’Ajuntament de Barcelona. Entroncat amb la Llei 39/2015, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i alineat amb l’Ordenança reguladora de l’Administració electrònica (ORAE), l’MGDE segueix els principis i aplica els instruments de la política de gestió documental de l’Ajuntament de Barcelona.
Tots els documents i expedients electrònics incorporats a l’Arxiu electrònic estan subjectes a aquest model.
Model basat en l’anàlisi documental
L’MGDE estableix la implementació d’un procés d’anàlisi documental del procediment previ a la incorporació dels documents i expedients a l’Arxiu electrònic.
L’anàlisi documental es basa en els procediments i en la normativa vigent. Els seus resultats comprenen, a grans trets:
- La forma i el moment en què s’ha de produir l’obertura i el tancament dels expedients
- Els documents i els tipus documentals que s’inclouen als expedients i les seves característiques principals
- La forma en què s’han d’informar les metadades dels documents i expedients
- La identificació de les aplicacions relacionades amb la creació i recepció de documents
Instruments tècnics
Els processos documentals es recolzen en un seguit d’instruments tècnics:
- Quadre de classificació uniforme
- Catàleg de documents
- Calendari de conservació i accés
- Mètode de descripció
- Esquema de metadades
Elements tecnològics
La plataforma de gestió i repositori documental actual va ser escollida en un procés de selecció liderat per l’Arxiu Municipal. Aquesta plataforma proporciona el maquinari i el programari necessaris per desenvolupar una gestió documental amb garanties.
De la resta d’elements tecnològics que s’integren a la plataforma de gestió documental i fan possible la implantació del model de gestió de documents electrònics destaca el Catàleg de documents. Aquesta eina, a partir de l’anàlisi documental prèvia a la implantació de qualsevol expedient electrònic, facilita l’aplicació de polítiques de gestió documental i permet la creació d’expedients electrònics íntegres i fiables.
