Administración electrónica
El Archivo Municipal de Barcelona participa en los proyectos de Administración electrónica del Ayuntamiento de Barcelona que implican gestión de documentos.
La participación del AMB se inició con la creación del modelo de gestión de documentos electrónicos y con la posterior implantación y mejora del modelo.
El modelo organizativo
Tanto la creación como la implantación del modelo se han desarrollado en un marco organizativo de colaboración con diferentes organismos municipales, como Servicios Jurídicos, los órganos gestores de expedientes electrónicos y diferentes direcciones ejecutivas con implicaciones en la Administración electrónica.
Con respecto a la gestión documental electrónica, destaca la relación entre la Dirección del Sistema Municipal de Archivos y el Instituto Municipal de Informática.
El modelo de gestión de documentos electrónicos
La creación del modelo
Las bases de este modelo se encuentran en la Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica (ORAE) del 2006, que reconoce los principios de la Administración electrónica municipal, la necesidad de la gestión documental de alcance corporativo y el uso de los instrumentos principales del sistema AIDA.
Este modelo, que se va adaptando a las necesidades de la implantación, a los cambios normativos producidos hasta la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común y a los avances científicos, está integrado por unos elementos fundamentales:
- Elementos tecnológicos
La plataforma de gestión y repositorio documental actual fue elegida en el año 2016 en un proceso de selección liderado por el Archivo Municipal. Esta plataforma proporciona el hardware y los programas necesarios para desarrollar una gestión documental con garantías.
Entre el resto de elementos tecnológicos que se integran en la plataforma de gestión documental y hacen posible la implantación del modelo de gestión de documentos electrónicos destaca el Catálogo de Documentos. Esta herramienta, a partir del análisis documental previo a la implantación de cualquier expediente electrónico, facilita la aplicación de políticas de gestión documental y permite la creación de expedientes electrónicos íntegros y fiables.
- Elementos funcionales
- El Cuadro de clasificación uniforme del Ayuntamiento de Barcelona
- El esquema de metadatos del Ayuntamiento de Barcelona
- El Calendario de conservación y acceso
- El Catálogo de Documentos
El despliegue del modelo
La intervención del AMB en la fase de despliegue de proyectos de expediente electrónico se basa en el estudio de cada procedimiento administrativo que se desea integrar para las siguientes finalidades:
- Llevar a cabo un análisis documental del procedimiento administrativo.
- Ubicar el procedimiento dentro del cuadro de clasificación.
- Definir metadatos concretos de cada procedimiento, no recogidos en el vocabulario.
- Dar soluciones a problemas concretos de integración en el modelo y en las normativas de gestión documental: expedientes híbridos, unidades documentales simples, bases de datos, etcétera.
El AMB ha participado en la creación del modelo de gestión de documentos electrónicos. Carme García Navarro