Administración electrónica
El Archivo Municipal de Barcelona participa en los proyectos de Administración electrónica del Ayuntamiento de Barcelona que implican gestión de documentos.
La participación del AMB se inició con la creación del modelo de gestión de documentos y expedientes electrónicos y con la posterior implantación y mejora del modelo.
El modelo organizativo
Tanto la creación como la implantación del modelo se han desarrollado en un marco organizativo de colaboración con diferentes organismos municipales, como los órganos gestores de expedientes electrónicos y diferentes direcciones ejecutivas con implicaciones en la Administración electrónica.
Con respecto a la gestión documental electrónica, destaca la relación entre la Dirección del Sistema Municipal de Archivos, el Instituto Municipal de Informática, la Dirección de Servicios Jurídicos y la Dirección de Administración Electrónica.
EL MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS
El Modelo de gestión de documentos y expedientes electrónicos (MGDE) se encuadra en el marco jurídico vigente para la gestión de los documentos electrónicos en las administraciones públicas y, específicamente, en el Ayuntamiento de Barcelona. Entroncado con la Ley 39/2015, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, y alineado con la Ordenanza reguladora de la Administración electrónica (ORAE), el MGDE sigue los principios y aplica los instrumentos de la política de gestión documental del Ayuntamiento de Barcelona.
Todos los documentos y expedientes electrónicos incorporados al Archivo electrónico están sujetos a este modelo.
Modelo basado en el análisis documental
El MGDE establece la implementación de un proceso de análisis documental del procedimiento previo a la incorporación de los documentos y expedientes al Archivo electrónico.
El análisis documental se basa en los procedimientos y en la normativa vigente. Sus resultados comprenden, a grandes rasgos:
- La forma y el momento en que se tiene que producir la apertura y el cierre de los expedientes
- Los documentos y tipos documentales que se incluyen en los expedientes y sus características principales
- La forma en que se tienen que informar los metadatos de los documentos y expedientes
- La identificación de las aplicaciones relacionadas con la creación y recepción de documentos
Instrumentos técnicos
Los procesos documentales se apoyan en una serie de instrumentos técnicos:
- Cuadro de clasificación uniforme
- Catálogo de documentos
- Calendario de conservación y acceso
- Método de descripción
- Esquema de metadatos
Elementos tecnológicos
La plataforma de gestión y repositorio documental actual fue elegida en un proceso de selección liderado por el Archivo Municipal. Esta plataforma proporciona el hardware y los programas necesarios para desarrollar una gestión documental con garantías.
Entre el resto de elementos tecnológicos que se integran en la plataforma de gestión documental y hacen posible la implantación del modelo de gestión de documentos electrónicos destaca el Catálogo de Documentos. Esta herramienta, a partir del análisis documental previo a la implantación de cualquier expediente electrónico, facilita la aplicación de políticas de gestión documental y permite la creación de expedientes electrónicos íntegros y fiables.
