L’Informe Econòmic

Un instrument clau per a l’avaluació dels contractes de serveis

Promogut per:

Departament de Provisió, Qualitat i Inspecció de l'IMSS

Presentació:

L’Informe Econòmic és un instrument que ofereix informació comparada sobre el cost dels contractes de serveis externalitzats. Està impulsat per la Direcció de Serveis de Família i Serveis Socials i dirigit al personal tècnic i directiu dels departaments que gestionen els contractes. Iniciat l’any 2011, el projecte facilita la lectura de les dades pressupostàries a òrgans no especialitzats en la matèria i contribueix a donar transparència a l’àrea de gestió econòmica. Destaca l’adaptació a les necessitats del col·lectiu destinatari així com la capacitat de millora en funció de les seves aportacions. La pràctica aprofita la informació disponible i la transforma en coneixement útil per a l’avaluació i la presa de decisions. Es contribueix d’aquesta manera amb l’avaluació de l’economia, l’eficàcia i l’eficiència de la gestió dels contractes de serveis externalitzats. El projecte ha tingut significatius efectes en la cultura organitzativa, tot fomentant la comunicació transversal i la corresponsabilitat.

Aquesta pràctica està vinculada amb: Gestió interna, Gestió pressupostària i administració, Temes interns d’organització

Context:

Aquesta pràctica contribueix a donar transparència a l’àrea de gestió econòmica i facilitar la presa de decisions en relació a la gestió de contractes de serveis externalitzats. L’experiència s’inicia l’any 2011 amb la detecció de determinades necessitats. La tasca desenvolupada per l’àrea de gestió econòmica acostuma a tenir poca visibilitat en el treball quotidià. La comunicació i l’accessibilitat de les dades es limita a la informació consolidada, és a dir, l'execució i l'aprovació de la liquidació pressupostària i del compte general. En aquest format, la informació no resulta d’utilitat per a la presa de decisions per part dels gestors. A més, aquestes dades econòmiques són accessibles només per a òrgans de gestió econòmica de la Direcció de Serveis de Família i Serveis Socials.

En definitiva, la pràctica respon a la necessitat de recopilar les dades econòmiques dels contractes externalitzats, comparar-les entre sí i fer-les accessibles a través d’un document únic. Així doncs, l’Informe Econòmic es basa en el detall d'un dels elements dels objectius operatius dels contractes adjudicats: el cost.

Objectius i abast:

L’objectiu general de la pràctica és elaborar un informe econòmic comparatiu de serveis externalitzats que faciliti l’accés al coneixement i la presa de decisions dels equips directius en relació a les condicions dels plecs de contractació i el seguiment dels contractes. Es contribueix d’aquesta manera amb l’avaluació de l’economia, l’eficàcia i l’eficiència d’aquests processos.

Per la seva banda, els objectius específics són:

Identificar els indicadors dels serveis que es poden mesurar i comparar i que resultin útils per a la valoració directiva.
Recollir aquests indicadors i tractar-los d'una manera sistematitzada.
Presentar la comparativa en un informe de gestió fàcil d'entendre, que assenyali els punts discordants entre els contractes perquè puguin ser valorats des de la vessant tècnica i facilitar així la correcció de disfuncionalitats.

Pel que fa al seu abast, la pràctica està orientada a l'organització, en tant que pretén oferir una lectura senzilla de les dades econòmiques a òrgans no especialitzats en aquesta matèria. En concret, les persones destinatàries són: tècnic/a gestor/a o referent dels contractes externalitzats, cap del departament, director/a de departament i gerent de l'àrea.

Procés d’implementació:

Etapes

A continuació es presenta el procés d’implementació del projecte.

Recopilació i explotació de les dades

Recopilació de les dades econòmiques en relació al cost de cada contracte: despesa pressupostària, romanent, preu facturat i nivell d’ocupació
Explotació, ordenació i sistematització de la informació econòmica de cada contracte i dels diferents indicadors (economia, eficàcia i eficiència)

Homogeneïtzació i comparació de les dades

Homogeneïtzació : introducció de les dades en un document únic seguint la pauta establerta. Apartats:

Dades pressupostàries
Conceptes i imports facturables
Rati d’ocupació del serveis
Facturació mensual / facturació prevista
Resultat econòmic
Conclusions

Comparació de les dades de diferents equipaments a través de les mateixes categories

Contrast, validació i lliurament de l'informe

Contrast i validació amb el personal tècnic gestor dels contractes: accés a la informació de cada contracte i incorporació d’observacions de tipus qualitatiu
Contrast i validació amb el/la cap de departament: accés a l’informe sobre els contractes del departament i incorporació d’observacions de tipus qualitatiu
Redacció de l’informe definitiu i lliurament al director del departament

Actors implicats

El projecte es desenvolupa a partir del lideratge de la Direcció de Serveis de Família i Serveis Socials, encara que compta amb la col·laboració de personal tècnic, caps de departament i directors/es d’altres unitats. A continuació es sintetitza de forma esquemàtica l’univers d’actors implicats en la iniciativa.

Direcció de Serveis de Família i Serveis Socials - Impuls i desenvolupament
Departament Infància - Col·laboració
Departament Gent Gran - Col·laboració
Departament Atenció Persones Vulnerables - Col·laboració

Recursos

Pel que fa a les persones involucrades en el desenvolupament de la pràctica, el projecte es basa en la figura del tècnic responsable del control de la despesa de cada contracte externalitzat. A més, es compta amb les aportacions del personal tècnic, cap i director/a dels departaments esmentats. En total, l’elaboració de l’Informe Econòmic implica 231 hores de treball al llarg de dos mesos: 165 hores per elaborar el document inicial i 66 hores per al procés de contrast, validació i redacció definitiva. En relació als recursos materials, el projecte requereix els elements bàsics d’oficina i el paquet d’ofimàtica. Així doncs, el cost total aproximat és de 6.000€.

El projecte es desenvolupa sota el criteri d’optimització dels recursos. L’elaboració de l’informe genera un valor afegit que es considera superior al cost que representa l’accés a la informació actualitzada. L’informe s’elabora en un període màxim de tres mesos des de la finalització de l’exercici pressupostari de referència, de manera que la informació resulti útil per a la presa de decisions.

Resultats:

Pel que fa als resultats en relació als objectius inicials, l’Informe Econòmic s’ha desenvolupat de forma contínua des de l’exercici pressupostari 2010 i en referència als departaments d’Atenció a Persones Vulnerables, Gent Gran i Infància. A nivell operatiu, els documents preparats permeten recopilar, explotar i homogeneïtzar les dades, tot oferint una lectura senzilla i uniforme de les dades pressupostàries fins ara només accessibles de forma consolidada.

La pràctica ha tingut impacte en el col·lectiu destinatari i, en general, en el funcionament de l’organització responsable. El col·lectiu destinatari ha valorat positivament l’oportunitat de comptar amb informació que fins ara no era accessible. El projecte ha estat internalitzat en l’organització municipal: anualment, l’informe és requerit amb interès per part del personal tècnic de cada departament participant. L’impacte de la pràctica es visualitza en els efectes que ha tingut sobre la cultura organitzativa: foment de la comunicació transversal, de l’anàlisi de la gestió dels contractes externalitzats i de l’establiment d’objectius i actuacions coherents amb la visió estratègica.

Aprenentatge:

L’Informe Econòmic destaca per la seva capacitat per combinar originalitat i utilitat del producte, participació en el procés d’elaboració i augment de la motivació i la corresponsabilitat entre els efectes generats. Es basa també en una aproximació i implementació transversal, on especialistes en gestió econòmica desenvolupen una eina en col·laboració amb un col·lectiu destinatari expert en intervenció social. Pel que fa a la seva continuïtat, el projecte té previst incorporar una comparativa interanual de les dades publicades per facilitar el seguiment de l'augment o disminució dels preus i costos.

Entre les dificultats més importants destaquen les limitacions en la disponibilitat de les dades. D’una banda, perquè l’informe es basa en les dades disponibles a la Direcció de Serveis de Família i Serveis Socials. D’altra banda, perquè determinades dades només estan presents en els expedients jurídics i no es troben digitalitzades, fet que obliga a la recollida manual (i per tant, parcial) de determinada informació. Una base de dades econòmiques integral que permetés la seva explotació diària solucionaria aquestes dificultats i permetria estalviaria el cost d’elaboració manual de l’informe.

Finalment, pel que fa a la transferibilitat, el projecte s’origina amb la clara voluntat de resultar d’utilitat per al col·lectiu destinatari. El seu desenvolupament ha estat marcat per la capacitat d’adaptar-se a les seves necessitats i de millorar en funció de les seves aportacions. En definitiva, l’Informe Econòmic aprofita la informació disponible i la transforma en coneixement útil per a l’avaluació i la presa de decisions.

Annex. Actualització:

Evolució

A juliol del 2017

La pràctica continua desenvolupant-se i donant bons resultats tal i com es va descriure en els seus inicis. De moment no hi ha modificacions previstes.